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4 Tipps zur Verwendung von Rechnungsnummern

16. September 2013

Sowohl das Finanzamt als auch Ihre Kunden bestehen auf die Korrektheit und Vollständigkeit Ihrer Rechnungen. Dazu gehört auch die Angabe einer korrekten und eindeutigen Rechnungsnummer. Mit unseren Tipps vermeiden Sie unnötige Fehler.

Wenn Sie als Unternehmer arbeiten waren Sie sicher schon einmal selber mit dem Problem konfrontiert. Sie erstellen eine Rechnungsvorlage und fragen sich: Wie macht man das mit der Rechnungsnummer? Welche Nummernkreise sind zulässig? Und wozu muss man überhaupt eine Rechnungsnummer angeben?

Erfahren Sie mehr!

1. Den Sinn von Rechnungsnummern verstehen

Die Rechnungsnummer ermöglicht dem Finanzamt zu bestimmen, wie viele Rechnungen Sie in einem Jahr geschrieben haben. So können die Rechnungen bei einer Betriebsprüfung eindeutig zugeordnet werden. Auch Kleinunternehmer, die im Regelfall keine Vorsteuer geltend machen (mehr zur Kleinunternehmerregelung finden Sie hier), sollten Sie verwenden.

2. Die Regeln bei Rechnungsnummern einhalten

Laut § 14 (4) S. 1 Nr. 4 UStG   muss eine Rechnung folgendes enthalten:

"Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)."

Doch was genau bedeutet das? Und wie können wir Rechnungsnummern so wählen, dass wir selber den Überblick nicht verlieren? Nach diesen Regeln glauben viele Leute nach wie vor, dass Rechnungsnummern mit einer durchgängigen Zahlenfolge gemäß dem Muster Nr. 1, Nr. 2, Nr. 3 erstellt werden müssen. Doch das stimmt so nicht:

• Rechnungsnummern müssen nicht aufeinander folgend, aber einmalig sein. Jede Rechnungsnummer darf also nur ein einziges Mal vergeben werden und muss eindeutig zugeordnet werden können.

  Beispiel: Man hat eine Rechnung mit der  Nummer RE-0001 erstellt. Die nächste darauffolgende Rechnung muss nicht unbedingt RE-0002 heißen, sondern kann beispielsweise RE-0009 sein. 

• Rechnungen können jedes Jahr von Neuem bei 1 anfangen. Solange die Jahre/Monate durchnummeriert werden.

  Beispiel: Eine Rechnung aus dem Jahr 2012 (RE-2012-0001) ist eindeutig von einer Rechnung aus dem Jahr 2013 (RE-2013-0001) zu unterscheiden.

• Rechnungsnummern müssen NICHT reine Nummern sein. Es ist zulässig, beliebige Buchstaben- und Zahlenkombinationen zu verwenden (Abschnitt 185 Abs. 10 USt.-Recht). Die Rechnungsnummern sollten dennoch einer Form entsprechen, die für Sie selber Sinn macht und die Sie konsistent fortführen können.

  Beispiel für mögliche Nummern:

  RE-0002 (kritisch, da ohne eine Datumsangabe die Rechnungsnummern nicht eindeutig ist)

  RE-2013-SEP-10-0002

  10.09.2013.0002

  RE-WEBPAGE-SEP-2013-0002

• Bei der Erstellung einer Rechnungsnummer spielt die Länge keine Rolle. Aber wer mag schon lange Nummern?

3. Bei Rechnungen auf Vollständigkeit und Korrektheit achten

Eine unvollständige oder inkorrekte Rechnung müssen Empfänger nicht bezahlen. Darunter fällt auch die korrekte Angabe der Rechnungsnummer. Kunden haben das Recht, dass an sie gerichtete Rechnungen sämtliche Angaben nach § 14 (4) enthalten. Achten Sie deswegen auf die Korrektheit und Vollständigkeit Ihrer Rechnungen! Umgekehrt bedeutet dies auch, dass die Rechnungen von den von Ihnen in Anspruch genommenen  Lieferanten und Dienstleistern diesen Vorschriften entsprechen sollten! 

Tipp: Verwenden Sie ein Datum als Teil der Rechnungsnummer, um die Einmaligkeit der Rechnungsnummer sicherzustellen.

Ein Datum wie der 12.09.2013 tritt nur einmal auf.  Falls Sie an einem Tag mehrere Rechnungen erstellen, können Sie eine laufende Nummer des jeweiligen Tages beifügen, um die Eindeutigkeit zu gewährleisten.

Beispiel: 2013-09-12-02

Jahr (2013)-Monat (09)-Tag (12)-zweite Rechnung des Tages (02).

4. Nie wieder falsche Rechnungsnummern angeben

Am einfachsten ist es, wenn die Erstellung von eindeutigen Rechnungsnummern automatisch für Sie vorgenommen werden würde.

In Papierkram werden Rechnungsnummern automatisch und rechtskonform erstellt und auf Ihren Rechnungen ausgewiesen. Wahlweise können Sie das Format der Nummern auch selber anpassen.

Wenn Sie in Ihrem Papierkram-Konto eingeloggt sind, finden Sie unter „Einstellungen“ den Menüpunkt „Ihr Unternehmen“. Wenn Sie dort nach unten scrollen, sehen Sie „Nummernkreise“.

Wie bereits erwähnt können Sie beliebige Zahlen- und Buchstabenkombinationen verwenden.

1. Beispielsweise können Sie Ihre Rechnungen mit einer Buchstabenkombination beginnen: RE (Rechnungen)
2. Anschließend geben Sie das Datum an. Achten Sie darauf, dass Ihre Angaben in geschweiften Klammern stehen:

   {jj} = 13 (die letzten zwei Ziffern des Jahres werden dargestellt

   {jjjj} = 2013 (alle Ziffern des Jahres werden dargestellt)

   {m} = 9 (der aktuelle Monat wird bei einstelligen Zahlen ohne 0 dargestellt)

   {mm} = 08 (der aktuelle Monat wird bei einstelligen Zahlen mit 0 dargestellt)

   {t} = 02 (der aktuelle Tag wird  bei einstelligen Zahlen mit 0 dargestellt)

   {t,1} = 2 (der aktuelle Tag wird  bei einstelligen Zahlen ohne 0 dargestellt)

   {t,8} = 20130902  (das Datum wird komplett ausgeschrieben, beginnend mit dem Jahr)

3. Als letzten Schritt bestimmen Sie den Zähler, der ausgibt, um die wievielte Rechnung es sich handelt:

   {jz} = jährlicher Zähler, jedes Jahr startet der Zählen von neu.

   {m} = monatlicher Zähler, jeden Monat startet der Zählen von neu.

   {tz} = täglicher Zähler, jeden Tag startet der Zählen von neu.

   {z} = der unendliche Zähler, der immer weiter läuft.

   Wenn Sie nach der Angabe des Zählers (jährlich, monatlich, täglich, unendlich) eine Zahl mit einem Komma getrennt angeben, wählen Sie aus, wie viele Zahlen der Zähler beinhaltet.

   Beispiel: {mz, 3} = 001

   {jz, 5} = 00001

4. Am Schluss können das ganze so aussehen:

   RE-{jjjj}-{jz,3} erzeugt die Rechnungsnummer RE-2013-001

   Buchstabenkombination-das Jahresdatum-die erste Rechnung des Jahres

Korrekte Rechnungsnummern, leicht gemacht

Mit unseren Tipps rund um die Erstellung von Rechnungsnummern vermeiden Sie Probleme mit dem Finanzamt und Ihren Kunden. Viel Spaß beim Ausprobieren!