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Bewirtungsaufwendungen – Von der richtigen Erfassung bis zur korrekten Verbuchung

17. Oktober 2016

Die Bewirtung von Geschäftspartnern im Rahmen von allgemeinen Besprechungsterminen oder bei Geschäftsabschluss ist nicht unüblich, da neben der geschäftlichen Beziehung zudem der private Kontakt gestärkt wird.
Damit die Bewirtungsaufwendungen steuerlich berücksichtigt werden können, sprich, als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen jedoch strenge gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Dabei gilt gem. § 4 Absatz 5 Nr. 2 EStG grundsätzlich, dass geschäftliche Bewirtungsaufwendungen nur zu 70% abziehbar sind, sofern die Bewirtungsaufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen und die Höhe sowie die betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. Unangemessene Bewirtungskosten dürfen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nicht abgezogen werden, worunter beispielsweise ein Besuch in einem 4 Sterne Restaurant fällt.

Um eine geschäftliche Bewirtung handelt es sich, wenn der Unternehmer

• Personen bewirtet, zu denen bereits Geschäftsbeziehungen bestehen oder aufgebaut werden sollen,
• freie Mitarbeiter, Steuerberater, Rechtsanwälte, Unternehmensberater bewirtet,
• oder im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (Kundenveranstaltungen), beispielsweise bei einem kleinen Umtrunk in dem eigenen Unternehmern, Personen bewirtet werden. Eine Bewirtung liegt jedoch nicht vor, wenn es sich lediglich um eine kleine Aufmerksamkeit, wie Kaffee, Tee oder Gebäck im Rahmen eines Besprechungstermins handelt.

Hilfreich zu wissen ist, dass bei diesen Anlässen auch Ehepartner mit bewirtet werden können. Auch die auf diese Personen entfallenden Bewirtungskosten sind zu 70% abziehbar.
Darüber hinaus muss der Beleg, umgangssprachlich auch als Bewirtungsbeleg bezeichnet, die folgenden Angaben enthalten:

• Ort der Bewirtung
• Tag der Bewirtung
• Namentlich alle Teilnehmer inklusive dem Unternehmer sowie teilnehmenden Mitarbeitern
• Anlass der Bewirtung, sprich den geschäftlichen Anlass sowie
• Die Höhe der Aufwendungen

Zusätzlich sind diese Aufwendungen in der Buchhaltung gem. § 4 Absatz 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, da ansonsten die steuerliche Abzugsfähigkeit entfällt. Papierkram bietet euch hier mit einem separaten Konto eine nutzerfreundliche und einfache Erfassungsmöglichkeit.

Erwähnenswerte Erleichterungen bestehen bei der Bewirtung in einer Gaststätte. Hier genügen Angaben zu dem Anlass der Bewirtung und den Teilnehmern, die auf der Rechnung zu ergänzen oder dieser beizufügen sind. Obwohl die Bewirtungsaufwendungen nur zu 70% geltend gemacht werden dürfen, können die Vorsteuerbeträge in voller Höhe abgezogen werden. Daher ist es zwingend erforderlich, dass bei Rechnungsbeträgen über 150 Euro, eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, in der der Bewirtete mit Name und Anschrift angegeben ist.
Trinkgelder und andere Nebenkosten der Bewirtung, die im Verhältnis zum Gesamtpreis von untergeordneter Bedeutung sind, dürfen ebenfalls nur zu 70 % abgezogen werden und teilen damit das Schicksal der Hauptleistung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Praxis-Beispiel: Herr Müller (Unternehmer) lädt einen Geschäftsfreund zum Mittagessen ein, um über die Möglichkeit einer weiteren Zusammenarbeit zu sprechen. Insgesamt hat Herr Müller 119 Euro bezahlt. Die Umsatzsteuer von 19 Euro zieht er zu 100 % als Vorsteuer ab. Vom Nettobetrag von 100 Euro darf er 70% = 70 Euro als Betriebsausgaben abziehen; 30 % = 30 Euro sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Erstellt ihr eure Buchhaltung über Papierkram könnt ihr den Sachverhalt mit der Erfassung einer einzigen Buchung abbilden ohne euch im Anschluss weitere Gedanken über die Verbuchung machen zu müssen. Diese Buchungen erfolgen automatisch im Hintergrund – einfacher kann die eigene Buchhaltung nicht erstellt werden.
Ebenfalls hilfreich zu wissen ist, dass in den folgenden Fällen generell keine Bewirtungen vorliegen, sodass hier die strengen gesetzlichen Regelungen nicht greifen:

• Bewirtungskosten anlässlich eines Geschäftsessens, sprich an einem Essen an dem ausschließlich Arbeitnehmer teilnehmen.
• Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb kostenlos bzw. teilweise kostenlos überlässt.
• Speisen anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes des Arbeitnehmers, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Anlass 60 EUR brutto nicht übersteigt.

Hier besteht zudem sowohl Lohnsteuer- als auch Sozialversicherungsfreiheit für den Arbeitnehmer.