04. Februar 2025
Für viele Freelancer:innen ist die Buchhaltung ein notwendiges Übel. Auch Freiberufler:innen kommen nicht vollständig um sie herum. Sie gehört eben zur Selbstständigkeit dazu. Dennoch: All zu viel Raum muss sie nicht einnehmen. Die Buchhaltung von Selbstständigen ist verglichen mit Unternehmen weniger komplex. Besonders einfach und sicher gelingt die Buchhaltung mit einer Software. So vermeidest Du Fehler, sparst Dir Zeit und langfristig auch Nerven. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, was eine Buchhaltungssoftware für Freelancer:innen und Freiberufler:innen können sollte und stellen Dir die acht besten Tools vor.
Eine Online-Buchhaltungssoftware ist eine Lösung, die Deine Buchhaltung digital abbildet. Bedeutet konkret: Innerhalb einer Buchhaltungssoftware erfasst Du Einnahmen und Ausgaben, erstellst Rechnungen, verwaltest Belege oder trackst Arbeitszeiten. Mit so einem Buchhaltungsprogramm hast Du Deine Finanzen in der Selbstständigkeit also vollständig im Blick.
Idealerweise erleichtert die Software Dir auch deine Arbeit – zum Beispiel indem sie Prozesse automatisiert. Beispielsweise liest sie eingegangene Belege automatisch aus und erfasst so relevante Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungssumme und Zahlungsziel sekundenschnell.
Das sind grundlegende Funktionen von Buchhaltungssoftwares:
Wünschenswert: Idealerweise lassen sich Buchhaltungssoftwares auch mit Bankkonten und weiteren Finanztools verknüpfen.
In der Regel sind Freiberufler:innen in Deutschland nicht buchführungspflichtig. Eine doppelte Buchführung brauchen sie demnach nicht – lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Trotzdem kommen Freiberufler:innen nicht ohne eine Buchhaltung aus. Sie sind verpflichtet, eine ordentliche Aufzeichnungspflicht zu erfüllen – also Einnahmen, Ausgaben und Belege GoBD-konform zu erfassen und zu archivieren. Hinzu kommen Anforderungen im Zuge der E-Rechnungspflicht: Seit Januar 2025 müssen Gewerbetreibende E-Rechnungen empfangen können.
Kurzum: Selbstständige, insbesondere Kleinunternehmer:innen, benötigen keine so umfassenden Buchhaltungsprozesse wie mittelständische Unternehmen oder gar Konzerne. Stattdessen sollte eine nutzerfreundliche Buchhaltungssoftware die Komplettlösung für alle Buchhaltungsfragen sein – von der Rechnungsstellung bis zur Archivierung der Belege über die Aufbewahrungsfristen.
So greift Buchhaltungssoftware Freelancer:innen unter die Arme:
Moderne Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen beinhaltet sämtliche grundlegenden Funktionen, die Selbstständige benötigen, um ihre gesamte Buchhaltung umzusetzen. Diese Anforderungen sollte sie mindestens erfüllen:
Wünschenswert sind zudem Funktionen, die eine benutzerfreundliche Anwendung gewährleisten: Eine App und Cloud-Zugang vereinfachen beispielsweise, Papierbelege im Tool zu digitalisieren und von überall aus den Überblick zu behalten. Intuitive Oberflächen und Automatisierungen machen die Buchhaltung zudem noch effizienter.
Vorweg: Ein Buchhaltungsprogramm für Freelancer:innen muss nicht so komplex wie die Lösung für ein Unternehmen sein. Allerdings sollte sie sämtliche Kernfunktionen abbilden. So bleibst Du rechtlich auf der sicheren Seite. Eine Excel-Tabelle reicht für die Buchhaltung von Freiberufler:innen auf lange Sicht entsprechend nicht aus. Deshalb ist es so wichtig, eine Buchhaltungssoftware zu wählen, die zum eigenen Geschäftsmodell passt. Wir stellen Dir hier acht mögliche Buchhaltungs-Tools für Freelancer:innen und Freiberufler:innen im Vergleich vor:
Mit Papierkram regeln Selbstständige ihre gesamte Buchhaltung. Die Buchhaltungssoftware besitzt alle Funktionen, die Freelancer:innen und Freiberufler:innen benötigen – zum Beispiel Rechnungen erstellen, Belege erfassen und Cashflow-Ansichten. Integrierte Funktionen zur Zeiterfassung helfen Dir zudem, Projektzeiten minutengenau zu tracken und in Rechnungen automatisch auszuweisen – auch mobil per App. Allgemein hilft Dir Papierkram dabei, Deine Projekte zu überwachen. Anhand von Fortschrittsbalken siehst Du zu jeder Zeit, wie viel Budget für ein Projekt noch verfügbar ist.
Plus: Grundlegende Funktionen der Buchhaltung für Freiberufler:innen sind kostenlos verfügbar. Wenn Dir das ausreicht, super! Dann hast Du mit Papierkram ein komplett kostenloses Tool für Deine Buchhaltung. Solltest Du erweiterte Funktionen wünschen, empfiehlt sich der M-Tarif: Hier stehen Dir alle Papierkram-Funktionen bereit – zum Beispiel Angebote via Kundenportal versenden, EÜR mit einem Klick, Abschlagsrechnungen erstellen oder Funktionen für die Projektarbeit im Team.
Das sind die Vorteile von Papierkram als Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und Freelancer:innen:
LexOffice (Lexware Office) ist eine umfangreiche Buchhaltungssoftware, die ebenfalls alle Funktionen beinhaltet, die Selbstständige brauchen. Bereits im Grundtarif sind wichtige Funktionen wie die GoBD-Langzeitarchivierung, Steuerberaterzugang und automatische Zahlungsausgleiche erhältlich. Eine kostenlose Variante gibt es nicht. Um die Buchhaltung vollständig mit LexOffice umzusetzen, benötigen Selbstständige mindestens das Produkt L (das Angebot ist in S-, M-, L- und XL-Tarif unterteilt). Erst zu diesem Tarif erhältst Du Funktionen wie die Umsatzsteuervoranmeldung und GuVs oder EÜR, die Du zwingend für das Finanzamt benötigst.
Das sind die Vor- und Nachteile von LexOffice als Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und Freelancer:innen:
Als Buchhaltungssoftware eignet sich SevDesk für alle Unternehmensgrößen: Kleinunternehmer:innen, Einzelunternehmer:innen oder auch KMUs. So punktet SevDesk im Angebot durch Skalierbarkeit – das Buchhaltungsprogramm wächst mit Deinem Geschäft mit. Allgemein unterteilt sich das Angebot von SevDesk in die Pakete Rechnungen, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Für Freiberufler:innen empfiehlt sich demnach das Paket „Buchhaltung“.
Das sind die wichtigsten Vor- und Nachteile von SevDesk als Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und Freelancer:innen:
Buhl/WISO Mein Büro richtet sich gleichermaßen an Gründer:innen und Unternehmen. Mit der kostenlosen Version lassen sich ausschließlich E-Rechnungen erstellen und auslesen. Die Besonderheit an WISO Mein Büro ist ein zusätzliches Angebot für neue Gründer:innen und nebenberuflich Selbstständige. So bietet der XS-Tarif alle wichtigen Funktionen, die diese Nutzergruppen benötigen – unter anderem eine DATEV-Schnittstelle und Funktionen wie Angebote erstellen, E-Rechnungen erstellen und Ausgangsrechnungen archivieren.
Das sind die Vor- und Nachteile von Buhl/WISO Mein Büro als Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und Freelancer:innen:
Anders als bei den anderen Buchhaltungsprogrammen handelt es sich beim Buchhaltungsbutler um eine automatisierte Buchhaltungslösung. Die dahinterstehende künstliche Intelligenz übernimmt für Dich grundlegende Aufgaben in der Buchhaltung – zum Beispiel Vorkontierungen, Sammelaktionen oder die Transaktionskategorisierung. Diese Lösung empfiehlt sich aufgrund des Automatisierungsgedankens vor allem für Selbstständige, die viele Projekte betreuen.
Das sind die Vor- und Nachteile vom Buchhaltungsbutler als Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und Freelancer:innen:
Accountable erleichtert Steuerthemen für Selbstständige. Mit der Buchhaltungssoftware erledigst Du Deine Einkommenssteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer ganz ohne Steuerberater:in im Hintergrund. Während des laufenden Geschäftsjahres zeigt Dir Accountable zudem, wie viel Steuern Du zurücklegen musst. Accountable ist also vor allem auf reibungslose Steuerprozesse ausgelegt und besitzt Lücken in Bereichen wie Projektmanagement, die für die Buchhaltung von Designer:innen oder anderer freiberuflicher Berufsgruppen wie Fotograf:innen durchaus relevant sind.
Das sind die Vor- und Nachteile von Accountable als Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und Freelancer:innen:
easybill eignet sich, wenn Du nach einem Tool für die Rechnungsstellung und einfache Buchhaltung suchst. Funktionen wie Rechnungen schreiben, Angebote erstellen und Lieferscheine automatisiert anlegen und versenden, sind in dieser Software enthalten. Eine Besonderheit von easybill ist die Anbindung an E-Commerce-Plattformen. easybill ist also vor allem für Selbstständige einen Blick wert, die mit E-Commerce ihr Geld verdienen.
Das sind die Vor- und Nachteile von easybill als Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und Freelancer:innen:
fastbill überzeugt mit einem Mix aus klassischen Buchhaltungsfunktionen und smarten Automatisierungen. Automatisierungen stehen allerdings erst ab dem Pro-Abonnement für Dich bereit (Angebote sind Solo, Plus, Pro Premium). Unabhängig von den Automatisierungen enthält fastbill quasi alles, was Du für Deine Buchhaltung benötigst.
Das sind die Vor- und Nachteile von fastbill als Buchhaltungssoftware für Freiberufler:innen und Freelancer:innen:
Du weißt noch immer nicht, welche Software für Deine Buchhaltung als Freelancer:in die richtige ist? Kein Problem. Hier findest Du abschließend noch einige Tipps für die Auswahl Deiner Buchhaltungssoftware.
Als Freiberufler:innen kannst Du Deine Buchhaltung gut selber machen. Alles, was Du dafür brauchst, ist eine Buchhaltungssoftware, die auf Dich zugeschnitten ist. Mit Papierkram erhältst Du bereits in der dauerhaft kostenfreien Version wesentliche Funktionen, die Deine Selbstständigkeit unterstützen.
Belege managen, Umsatzsteuervoranmeldungen oder die Rechnungserstellung – alles funktioniert in einem System und zwar simpel in der Umsetzung. Selbst für Buchhaltungslaien wird Accounting mit Papierkram zum Kinderspiel. So kannst Du dich auf Dein Kerngeschäft konzentrieren. Die Buchhaltung läuft parallel.
Aus diesen Gründen ist Papierkram.de die ideale Lösung für die Online Buchhaltung für Freelancer:innen, Freiberufler:innen und Solo-Selbstständige:
Freiberufler:innen können ihre Buchhaltung selber machen. Allerdings empfiehlt sich die Buchhaltung für Freiberufler:innen selten in Excel. Professionelle Buchhaltungssoftware sichert rechtskonforme und effiziente Buchhaltungsprozesse. Spätestens mit der E-Rechnungspflicht benötigen Freiberufler:innen ohnehin eine Software, um diese empfangen zu können.
Für Freelancer:innen empfehlen sich Buchhaltungssoftwares, die speziell auf ihr Geschäftsmodell zugeschnitten sind – zum Beispiel Papierkram. Es besitzt spezielle Funktionen wie Zeiterfassung, Budgetkontrolle, EÜR und Projektmanagement, die für Selbstständige wichtig sind.
Freiberufler:innen sind in Deutschland nicht zwingend buchhaltungspflichtig. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie keine Buchführung machen müssen: Für Nachweise gegenüber dem Finanzamt sind Freiberufler:innen mindestens verpflichtet, eine EÜR abzugeben und Umsatzsteuervoranmeldungen bei entsprechenden Umsatz einzureichen. Für Nachweise sind auch BWAs relevant.
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