Buchhaltung Kleinunternehmer: Diese Regeln solltest Du beachten

06. Februar 2025

Egal ob Kleingewerbe oder freiberufliche Tätigkeit – eine saubere Buchhaltung wird ein wichtiger Teil Deines neuen Alltags sein. Damit hast Du Deine Finanzen im Griff, siehst jederzeit, wie es um Dein Business steht und kannst gezielt planen. Du erfüllst gesetzliche Vorgaben ohne viel Kopfzerbrechen und musst Dir keine Sorgen mehr um Steuerprüfungen oder Fristen machen.

Letztendlich triffst Du außerdem bessere Entscheidungen und ein klarer Überblick über Einnahmen und Ausgaben hilft Dir, Investitionen und Kosten sinnvoll zu steuern.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Gemäß § 19 UStG giltst Du als Kleinunternehmer:in, wenn Du selbständig, gewerblich oder freiberuflich tätig bist und Dein Umsatz folgende Grenzen nicht überschreitet:

• Im Vorjahr: maximal 25.000 Euro (inkl. Umsatzsteuer)
• Im laufenden Jahr: voraussichtlich maximal 100.000 Euro (inkl. Umsatzsteuer)

Als Kleinunternehmer:in profitierst Du außerdem von Vereinfachungen:

• Du weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
• Du zahlst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt (und kannst Dir entsprechend auch keine Umsatzsteuer zurückzahlen lassen).
• Du hast eine vereinfachte Buchführungspflicht.

Wichtig: Die oben genannten Neuerungen zur Umsatzgrenze gelten seit dem 1. Januar 2025. Zuvor lagen die Grenzen bei 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Jahr. Mehr zu den neuen Umsatzgrenzen und allen Änderungen an der Kleinunternehmerregelung ab 2025 findest Du in unserem Blog.

Welche Pflichten gelten für Kleinunternehmer:innen?

So vereinfacht die Auflagen hinsichtlich Buchhaltung auch sind, so musst Du Dich als Kleinunternehmer:in trotzdem an bestimmte Regeln halten:

• Rechnungsstellung: Deine Rechnungen müssen einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten (z. B. „keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“).
• Dokumentationspflichten: Die Geschäfte eines Kleinunternehmers müssen so dokumentiert werden, dass daraus Schlüsse auf Art und Umfang des Geschäfts sowie der allgemeinen Ertrags- und Vermögenslage gezogen werden können.

• Aufbewahrungspflichten: Belege, Rechnungen und Kundenkorrespondenz müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit vom Finanzamt geprüft werden können.
• Steuerliche Pflichten: Ab einem Umsatz von 25.000 Euro im Vorjahr oder zwischen 25.000 Euro und 100.000 € im laufenden Jahr musst Du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) einreichen. Zur EÜR werden die Belege des Vorjahres hinzugefügt. Freiberufler:innen können unabhängig vom Umsatz immer eine EÜR abgeben.

Auch wenn Du als Kleinunternehmer:in von der Bilanzierung befreit bist, ist eine zeitnahe und aktuelle Buchführung wichtig, um nicht den Überblick über die eigene finanzielle Lage zu verlieren.

Unser Tipp: Es ist schon hilfreich, sämtliche Belege und Rechnungen an einem zentralen Platz abzulegen. Das kann ein realer Platz (wie ein Ordner) oder ein digitaler Speicherplatz (z. B. eine Buchhaltungssoftware wie Papierkram) sein. Die Ablage an einem digitalen Platz hat den Vorteil, dass die Ablage übersichtlicher ist und Deine Belege nicht so leicht verloren gehen können.

Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen – was muss ich beachten?

Die Grundlagen sind klar, aber wie setzt Du sie in der Praxis um? Im Folgenden erfährst Du, welche Buchhaltungsaufgaben Dich als Kleinunternehmer:in konkret erwarten und wie Du sie effizient bewältigen kannst.

Rechnungsstellung

Stelle sicher, dass Deine Rechnungen mindestens folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Anschrift von Dir und dem Rechnungsempfänger
• Steuernummer
• Rechnungsnummer
• Rechnungs- und Leistungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Nettobetrag ohne Umsatzsteuer
• Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19(1) UStG

Kleinunternehmerregelung

Selbständige, Gewerbetreibende und Freiberufler:innen können gemäß § 19(1) UStG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn ihr Umsatz einschließlich der darauf anfallenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr die Summe von 25.000 Euro nicht überstiegen und im darauffolgenden Jahr die Summe von maximal 100.000 Euro erwirtschaftet wurde. Nimmt man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, ist man nicht mehr vorsteuerabzugsberechtigt und darf keine Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer auf die Rechnungen aufschlagen. Dann muss lediglich eine Steuererklärung abgegeben werden.

Wichtig: Der Umsatz ist auf das Jahr hochzurechnen. Wer also seine Tätigkeit als Kleinunternehmer:in mitten im Jahr aufnimmt und weniger als 25.000 Euro Umsatz erwirtschaftet, kann unter Umständen trotzdem aus der Kleinunternehmerregelung fallen.

Du kannst Dich auch entscheiden, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, obwohl die Bedingungen dafür erfüllt wären. In diesem Fall kann wieder Mehrwertsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen werden.

Aber Achtung: Wer bei der Anmeldung einer selbständigen, gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist mindestens 5 Jahre an diesen Verzicht gebunden.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die EÜR bietet Dir eine praktische Alternative zur doppelten Buchführung. Statt einer umfassenden Bilanz werden nur die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Die Ausgaben werden einfach von den Einnahmen abgezogen und Du musst beim Finanzamt die Anlage EÜR zusätzlich zur Steuererklärung abgeben.

Die EÜR kannst Du nutzen, wenn Dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro und unter 100.000 Euro lag. Ab einem Umsatz von über 100.000 € pro Jahr gilt dann die Buchführungspflicht (dazu später mehr).

Buchhaltung Kleinunternehmer – Beispiel

Max ist Kleinunternehmer und hat im Jahr 2024 folgende Werte in seiner EÜR:

• Einnahmen: 30.000 Euro
• Betriebsausgaben: 10.000 Euro

Der Gewinn, der in der Steuererklärung angegeben wird, beträgt demnach 20.000 Euro. Mit der EÜR spart Max sich die komplexe Bilanzierung und erfüllt dennoch alle steuerlichen Pflichten.

Belegmanagement

Belege digital oder analog zu archivieren, ist Pflicht und unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel:

• 10 Jahre für steuerliche Unterlagen wie Rechnungen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse.
• 6 Jahre für Geschäftsbriefe und andere geschäftliche Korrespondenz.

Du hast dabei die Wahl zwischen digitaler und analoger Archivierung. Beide Methoden müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen.

Kassenführung

Falls Du als Kleinunternehmer:in Bargeldbewegungen in Deinem Geschäft hast, bist Du verpflichtet, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu betreiben. Das bedeutet:

• Alle Bareinnahmen und -ausgaben müssen vollständig, richtig und zeitgerecht erfasst werden.
• Ein täglicher Kassenabschluss, bei dem der Kassenbestand mit den Aufzeichnungen abgeglichen wird, ist notwendig.
• Kassenzettel und andere Belege müssen aufbewahrt und dokumentiert werden.

Für die Kassenführung gelten ebenfalls die GoBD. Diese schreiben vor, dass die Aufzeichnungen unverändert, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar sein müssen. Digitale Kassensysteme können Dich hierbei unterstützen, da sie die Einhaltung der GoBD erleichtern und viele Prozesse automatisieren.

Abgrenzung zur Buchführungspflicht für Kleinunternehmer:innen

Wenn Dein Jahresumsatz 100.000 Euro überschreitet, bist Du verpflichtet, eine umfassende Buchführung vorzunehmen. Dies bedeutet, dass Du zum Jahresende eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen musst. Für Freiberufler:innen gilt diese Pflicht jedoch nicht – sie können weiterhin die vereinfachte EÜR nutzen.

Noch einmal kurz und knapp zusammengefasst:

• Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro = Kleinunternehmerregelung (es muss lediglich eine Steuererklärung abgegeben werden).
• Umsatz im Vorjahr zwischen 17.500 Euro und 50.000 Euro = Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR) mit der Steuererklärung beim Finanzamt abgeben.
• Umsatz im Vorjahr über 100.000 Euro = Buchführungspflicht (Erstellung von Bilanz und GuV). Freiberufler:innen können weiterhin die EÜR verwenden.

Der erzielte Umsatz ist also ausschlaggebend dafür, welche Buchhaltungsregeln für Dich als Kleinunternehmer:in gelten.

Was entfällt für Kleinunternehmer:innen?

Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht Deine Buchhaltung. Einige aufwendige Pflichten entfallen komplett, was Dir wertvolle Zeit und Mühe spart. Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Doppelte Buchführung: Als Kleinunternehmer:in bist Du nicht verpflichtet, eine Bilanz oder GuV zu erstellen. Stattdessen genügt die EÜR, bei der Du lediglich Deine Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellst.
• Umsatzsteuervoranmeldungen: Kleinunternehmen müssen keine regelmäßigen Meldungen über die vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeben. Das spart Arbeit und Bürokratieaufwand.
• Bilanzierungspflicht: Während größere Unternehmen ihre Vermögenswerte und Schulden detailliert in einer Bilanz aufführen müssen, reicht bei Dir als Kleinunternehmer:in eine einfache Übersicht der finanziellen Lage.

Kleinunternehmer Buchhaltung: Herausforderungen

Die Kleinunternehmerregelung bringt Vor- und auch Nachteile mit sich. Besonders bei der EÜR, dem Belegmanagement und der Rechnungsstellung können ein paar typische Herausforderungen auftreten:

• Chaos bei Belegen: Ohne ein strukturiertes System geraten Belege leicht durcheinander oder gehen verloren. Gerade bei der Buchung von Eingangsrechnungen ist es wichtig, den Überblick zu behalten.
• Fehlende Transparenz: Ohne ein geeignetes Tool ist es schwierig, die Finanzen im Blick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Unsicherheiten bei der EÜR: Viele Kleinunternehmer:innen fragen sich: Welche Buchhaltung ist die richtige? Wie gehe ich am besten vor?

Buchhaltung mit Papierkram effizient und rechtskonform managen

Vielleicht stellst Du Dir jetzt die Frage: Wie löse ich diese Herausforderungen und beachte garantiert alle Regeln? Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten: Du kannst akribisch Deine Einnahmen und Ausgaben auf Papier oder in Excel aufschreiben; oder eine smarte Software übernimmt diese Aufgaben für Dich. 

Papierkram bietet Dir dafür zahlreiche Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmer:innen zugeschnitten sind:

• Automatisierte Prozesse: Alle Einnahmen und Ausgaben fließen z. B. direkt in die Einnahmenüberschussrechnung. So kannst Du Deine Steuererklärung mit wenigen Klicks erledigen (ab Paket S).
• Effizientes Belegmanagement: Egal ob digitale oder analoge Belege – mit Papierkram sind alle Dokumente GoBD-konform archiviert und jederzeit verfügbar.
• Rechnungstool: Rechtskonforme Rechnungen mit allen Pflichtangaben erstellst Du in Papierkram schnell und unkompliziert. Inklusive Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und ohne Mehrwertsteuer, wenn Du bei der Anmeldung angibst, dass Du die Regelung nutzt. Papierkram verwendet hier den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer erhoben.“
• Kostenlose Version: Mit unseren kostenlosen Funktionen haben Selbstständige und Kleinunternehmer:innen alles, was sie für die einfache Buchhaltung brauchen – von der Rechnungs- und Angebotserstellung über Zeit- und Belegerfassung bis zur Archivierung.

Papierkram bietet auch spezifische Hilfestellungen, wie etwa Excel-Vorlagen für Kleinunternehmer:innen oder Tools, um Fragen rund um die Umsatzsteuer unkompliziert zu lösen. Egal ob Du Deine Buchhaltung komplett digitalisieren oder z. B. die einfache Buchhaltung kostenlos ausprobieren möchtest – wir helfen Dir dabei.

FAQ

Wie funktioniert die Buchhaltung bei Kleingewerbe?

Die Buchhaltung bei Kleingewerbe erfolgt meist in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei werden alle Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn zu ermitteln.

Gibt es eine Buchführungspflicht für Kleinunternehmer?

Für Kleinunternehmer:innen gilt keine Buchführungspflicht im Sinne der doppelten Buchführung, solange der Umsatz unter 100.000 Euro bleibt. Stattdessen reicht die vereinfachte EÜR. Ab einem Umsatz von mehr als 100.000 Euro oder wenn ein Handelsgewerbe betrieben wird, besteht jedoch eine Pflicht zur doppelten Buchführung.

Wie viel Gewinn ist steuerfrei für Kleinunternehmer?

Es gibt keinen pauschalen steuerfreien Gewinnbetrag für Kleinunternehmer:innen. Der zu versteuernde Gewinn hängt von persönlichen Freibeträgen und Steuerklassen ab. Für Privatpersonen liegt der Grundfreibetrag 2025 bei etwa 11.000 Euro (abhängig von gesetzlicher Anpassung). Gewinne darüber hinaus sind einkommenssteuerpflichtig.

Kann ich als Kleinunternehmer die Buchhaltung selber machen?

Ja, als Kleinunternehmer:in kannst Du Deine Buchhaltung selbst erledigen. Mit einfachen Tools oder Softwarelösungen kannst Du Deine Einnahmen, Ausgaben und Belege organisieren. Viele nutzen dafür Excel-Vorlagen oder spezialisierte Buchhaltungssoftwares, die den Prozess erheblich erleichtern und GoBD-konforme Dokumentation sicherstellen.

Blogbeitrag verfasst von

Rainer Rapp

Portrait Autor