Aktuelles rund um Papierkram
06. November 2024
Ab 2025 kommt die E-Rechnungspflicht in Deutschland auch für B2B-Unternehmen – doch keine Sorge: So eine elektronische Rechnung zu erstellen und zu empfangen, ist unkomplizierter als es auf den ersten Blick scheint. In diesem Artikel zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du eine E-Rechnung erstellen und anzeigen lassen kannst – und wie Du den Prozess mit den richtigen Tools einfach und rechtssicher gestaltest.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die digital übermittelt wird und – ganz wichtig – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Das bedeutet, eine E-Rechnung ist eine Datei, die auf einem XML-Format basiert und automatisch ohne Medienbrüche elektronisch verarbeitet werden kann, zum Beispiel von Buchhaltungssystemen oder anderen Softwarelösungen.
Eine E-Rechnung hat damit klare Vorteile gegenüber einfachen PDF-Dateien, die nur unstrukturierte Daten enthalten und die Rechnung rein bildhaft repräsentieren. Als spezielle Formate für E-Rechnungen haben sich in Deutschland zudem die XRechnung (für den öffentlichen Sektor) und ZUGFeRD (ein hybrides Format mit PDF- und XML-Datei) etabliert.
Ab 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland nicht mehr nur für den öffentlichen Sektor (B2G), sondern auch im B2B-Bereich. Der Zeitplan inklusive Übergangsfristen sieht vor, dass bis spätestens Ende 2027 alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen erstellen. Elektronische Rechnungen empfangen und annehmen sollten alle schon ab dem 1. Januar 2025 können.
Ziel der neuen E-Rechnungsverordnung ist es, Rechnungsprozesse zu standardisieren und zu digitalisieren. Das soll den manuellen Aufwand bei der Bearbeitung von Rechnungen deutlich reduzieren, Prozesse effizienter gestalten und potenzielle Fehlerquellen minimieren. Unternehmen profitieren außerdem von einer besseren Compliance mit gesetzlichen Vorgaben wie der GoBD. Und die E-Rechnung bietet ökologische Vorteile: Ein digitaler Rechnungsprozess braucht weniger Papier, was zu einem reduzierten CO₂-Fußabdruck führt.
Mehr zur Relevanz, den wichtigsten Begriffen und den gesetzlichen Grundlagen der E-Rechnung erfährst Du in unserem Überblicksartikel zur E-Rechnung.
Bevor Du ganz auf die E-Rechnung umsteigst, ist es sinnvoll, Deine derzeitigen Prozesse zu prüfen. Stelle Dir dafür die folgenden Fragen:
Dieser Vorab-Check hilft Dir, Schwachstellen zu identifizieren und herauszufinden, inwiefern Du Deine Rechnungsprozesse noch optimieren solltest, um reibungslos zur E-Rechnung zu wechseln.
Wir helfen Dir bei der Umstellung und zeigen hier, wie Du eine E-Rechnung am besten erstellst und was Du dabei beachten solltest – von der Auswahl des passenden Formats bis hin zur rechtssicheren Ablage. So wird das Ganze schnell zur neuen Routine.
Um E-Rechnungen zu erstellen, haben sich in Deutschland und der EU verschiedene Formate etabliert:
Welches Format Du verwenden solltest, hängt von Deinen Geschäftspartnern und den rechtlichen Vorgaben in Deiner Branche ab. Öffentliche Auftraggeber erwarten in der Regel eine XRechnung. Im B2B-Bereich kannst Du auch das flexiblere ZUGFeRD-Format einsetzen oder eine einfache XML-Datei als E-Rechnung versenden.
Je nach Geschäftsmodell und Leistung variieren die Anforderungen an die (elektronische) Rechnungsstellung. Zu den wichtigsten Szenarien gehören:
Die Grundstruktur für die Rechnung ist dabei aber immer gleich. Die Norm EN 16931 definiert, wie elektronische Rechnungen auszusehen haben, die in der EU länderübergreifend ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Sie dient als Basis und wird noch um länderspezifische Anforderungen ergänzt.
In Deutschland muss eine E-Rechnung alle Pflichtangaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz beinhalten, die Du auch von herkömmlichen Rechnungen kennst, darunter:
Zusätzlich zu diesen umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen sollten laut § 5 ERechV folgende Angaben enthalten sein:
Kleine Unternehmen oder Freelancer:innen, die nicht viele Rechnungen schreiben müssen, können ihre E-Rechnungen theoretisch selbst in einem leeren Dokument anlegen oder sich online eine fertige XML-Vorlage für E-Rechnungen (kostenlos) herunterladen. Ein Texteditor kann dann die XML-Vorlage mit allen Pflichtangaben anzeigen und Du kannst sie bearbeiten und für jede Rechnung Deine Daten eintragen. Das ist allerdings technisch aufwendig, fehleranfällig und in der Praxis kaum sinnvoll.
Kostenlose Tools, die im Browser normale PDF-Rechnungen in ein maschinenlesbares E-Rechnungsformat konvertieren, können für den Anfang hilfreich sein und Abhilfe schaffen – allerdings funktioniert auch das nur kurzfristig als Übergangslösung. Denn: Du musst trotzdem alle Kunden- und Leistungsdaten manuell für jede Rechnung neu eingeben, Rechnungsnummern werden nicht automatisch erzeugt und Du musst Dich selbst um die rechtssichere Archivierung kümmern.
E-Rechnungen manuell oder mit Konvertierungstools zu erstellen, ist also unter dem Strich nicht langfristig alltagstauglich. Stattdessen solltest Du auf eine Buchhaltungssoftware wie Papierkram setzen, die eine Komplettlösung bietet, automatisierte Templates bereitstellt, alle Daten direkt aus dem Kundenstamm übernimmt und Deine Rechnungen revisionssicher archiviert – dazu später mehr.
Wie genau E-Rechnungen versendet und empfangen werden müssen, ist in der neuen gesetzlichen Regelung zunächst nicht vorgegeben. Um eine elektronische Rechnung zu empfangen, reicht daher normalerweise ein E-Mail-Postfach aus. Es muss sich dabei nicht einmal unbedingt um ein gesondertes Postfach für E-Rechnungen handeln – ein extra Postfach einzurichten bietet sich aber trotzdem an.
Außer via E-Mail kannst Du Deine E-Rechnungen auch mittels elektronischer Schnittstelle oder über sichere digitale Kanäle wie De-Mail oder spezielle Rechnungsportale versenden und empfangen. Dort werden die elektronischen Rechnungen verschlüsselt übertragen. XRechnungen an Behörden werden zum Beispiel üblicherweise in Portalen hochgeladen.
Während es noch Übergangsfristen in Sachen Rechnungen erstellen gibt, sind ab 1. Januar 2025 alle B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Falls Du Deine Prozesse bis dahin noch nicht komplett umgestellt hast, kannst Du eingehende E-Rechnungen theoretisch ansehen, indem Du die XML-Datei in einem Texteditor öffnest. Der Code enthält alle relevanten Rechnungsdaten, die Du manuell herauslesen kannst. Allerdings ist das nicht besonders komfortabel und erfordert Übung. Die Rechnungsdaten sind so nämlich unformatiert und schwer lesbar.
Um Dir die Übergangszeit zu erleichtern, stellen wir Dir als Starthilfe einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer bereit, mit dem Du eingehende E-Rechnungen einfach über den Browser lesen und prüfen kannst. Lade dazu Deine XML-Rechnungen hoch. Unser Tool liest dann die Daten aus, prüft, ob die Datei alle Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt und zeigt sie Dir in verständlicher Form an. Anschließend kannst Du die Rechnung als PDF herunterladen.
Mittel- bis langfristig solltest Du aber auch beim Rechnungseingang eher mit einer Softwarelösung wie Papierkram arbeiten. Diese bereitet die Rechnungsdaten automatisch lesbar auf und ermöglicht gleichzeitig die maschinelle Weiterverarbeitung sowie eine komfortable Verwaltung.
Zu guter Letzt müssen alle E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden – egal ob sie manuell oder über eine Software erstellt und versendet wurden. Das bedeutet:
Das Gute: Diese Anforderungen unterscheiden sich nicht von denen, die auch vor der Einführung der E-Rechnung schon galten. Du kannst also weiterhin bewährte Ablage- und Archivierungssysteme nutzen – es ist lediglich entscheidend, dass Du Deine E-Rechnungen ebenfalls revisionssicher ablegst
Du möchtest sicherstellen, dass Du für die E-Rechnungspflicht bereit bist und Deine E-Rechnungen alle formalen Vorgaben erfüllen? Dann nutzt Du am besten eine Buchhaltungssoftware wie Papierkram. Damit erstellst Du E-Rechnungen schnell, einfach und garantiert rechtskonform – ohne den manuellen Aufwand mit XML-Daten in einem Texteditor oder Konvertierungstools.
Wir erfüllen die neuen Anforderungen nämlich schon seit einigen Jahren. Wer Papierkram bereits nutzt, erstellt also wahrscheinlich schon längst E-Rechnungen und muss überhaupt nichts mehr umstellen.
Für alle anderen gilt: Unsere Software nimmt Dir viele Arbeitsschritte ab und erleichtert den Prozess durch intuitive Funktionen. Dazu gehören:
Unter dem Strich können wir sagen: Auch wenn der Umstieg auf die E-Rechnung auf den ersten Blick komplex wirkt, lässt sich dieser mit den richtigen Tools problemlos bewältigen. Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD: Wer sich früh genug informiert und auf eine geeignete Software setzt, spart Zeit und Aufwand und erfüllt auch alle gesetzlichen Vorgaben zuverlässig. Papierkram gibt Dir dafür Starthilfe und bietet eine einfache und effektive Lösung, um E-Rechnungen rechtssicher zu erstellen, zu versenden und zu archivieren. So kannst Du den digitalen Wandel in Deiner Buchhaltung stressfrei meistern und gleichzeitig von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format, die maschinell lesbar ist. Sie unterscheidet sich von einer normalen PDF-Rechnung durch die Möglichkeit, die enthaltenen Daten automatisiert auszulesen und weiterzuverarbeiten.
Nein, eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das maschinell lesbar ist. Eine PDF-Datei enthält keine maschinenlesbaren Daten und erfüllt daher nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.
E-Rechnungen müssen nach EU Norm in einem strukturierten Format vorliegen, das es ermöglicht, die enthaltenen Daten maschinell zu verarbeiten. In Deutschland haben sich dafür neben der „einfachen“ E-Rechnung (XML-Datei) hauptsächlich zwei Standards etabliert: ZUGFeRD (ein hybrides Format, das sowohl ein PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält) und XRechnung (ein rein strukturiertes XML-Format, das mit mehr Informationen angereichert ist und vor allem im öffentlichen Sektor verwendet wird).
Ja, ab 2025 wird die E-Rechnung für B2B- und B2G-Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt gesetzlich sicherstellen, dass ihre Rechnungen in einem strukturierten Format übermittelt werden.
Für einfache E-Rechnungen kannst Du sogar einen Texteditor nutzen. Wenn Du es komfortabler möchtest, solltest Du jedoch Tools wie Papierkram verwenden, die den gesamten Prozess automatisieren und die rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Um GoBD-konforme E-Rechnungen zu erstellen, musst Du sie revisionssicher archivieren, sodass sie im Nachhinein nicht verändert werden können. Papierkram bietet eine einfache und sichere Lösung für die GoBD-konforme Ablage.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
