20. März 2025
Du hast eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt verkauft – alles läuft reibungslos. Doch dann stellst Du fest: Eine Kundin hat zu viel gezahlt, eine Provision muss nachträglich ausgezahlt werden oder die Abrechnung soll direkt vom Empfänger erstellt werden. In solchen Fällen kann eine Gutschrift die Lösung sein.
Aber wie genau funktioniert das? Welche gesetzlichen Vorgaben musst Du beachten? Und worauf solltest Du achten, damit alles korrekt und unkompliziert abläuft? In diesem Artikel erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du eine Gutschrift erstellst – mit praktischen Beispielen und klaren Anleitungen.
Eine Gutschrift ist im Grunde eine umgekehrte Rechnung: Statt Geld zu fordern, weist Du einen Betrag aus, den Du jemandem erstattest oder gutschreibst. Sie sorgt dafür, dass nachträgliche Vergütungen, Rabatte oder Provisionsauszahlungen ordnungsgemäß verbucht werden und die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen wird. Dabei ist es wichtig, dass die Gutschrift alle Pflichtangaben enthält und korrekt erstellt wird – sonst kann es zu Rückfragen oder Problemen mit der Buchhaltung kommen.
Eine Gutschrift kannst Du nicht einfach so aus dem Nichts erstellen – es muss vorher klar geregelt sein, dass die Abrechnung auf diese Weise erfolgt. Heißt: Deine Geschäftspartner:innen müssen einverstanden sein. Fehlt diese Absprache, kann es passieren, dass das Finanzamt die Gutschrift nicht akzeptiert. Das kann schnell zu unnötigem Mehraufwand in der Buchhaltung führen.
Gutschriften werden in verschiedenen Situationen verwendet. Im Folgenden findest Du typische Anwendungsfälle – inklusive eines Gutschrift-Beispiels für jede Situation:
Unternehmen stellen oft Gutschriften für Provisionen aus. Anstatt dass Handelsvertreter:innen Rechnungen für ihre Vermittlungsprovisionen schreiben müssen, erhalten sie eine Gutschrift vom Unternehmen. Das spart Aufwand und sorgt für eine klare Abrechnung.
Beispiel: Eine Handelsvertreterin vermittelt erfolgreich einen Kunden und bekommt dafür eine Provision von 500 Euro. Anstatt selbst eine Rechnung zu schreiben, erhält sie eine Gutschrift über diesen Betrag vom Unternehmen.
Freelancer:innen oder Agenturen, die projektbezogen arbeiten, bekommen manchmal Gutschriften für nachträgliche Anpassungen – zum Beispiel, wenn eine Zusatzleistung nicht wie geplant erbracht wurde und erstattet werden muss.
Beispiel: Eine Agentur berechnet einem Kunden 2000 Euro für eine Kampagne, die jedoch nicht vollständig umgesetzt wurde. Der Kunde erhält eine Gutschrift über 500 Euro.
Gewährst Du Deinen Kund:innen nachträglich einen Rabatt oder erstattest ihnen einen Teil des Kaufpreises zurück? Dann wird das oft über eine Gutschrift geregelt.
Beispiel: Ein Onlineshop erstattet einer Kundin zehn Prozent des Kaufpreises in Form einer Gutschrift, weil das Produkt verspätet geliefert wurde.
Manchmal landen Beträge versehentlich in der falschen Spalte oder die Umsatzsteuer wurde falsch berechnet. Eine Gutschrift kann helfen, solche Fehler zu bereinigen – aber Achtung: Nicht jede Gutschrift ersetzt eine Korrekturrechnung (dazu später mehr).
Beispiel: Ein Unternehmen hat irrtümlich 19 Prozent statt 7 Prozent Umsatzsteuer berechnet und korrigiert den Betrag mit einer Gutschrift.
Gutschrift und Rechnung – scheint erstmal ähnlich, hat aber in der Buchhaltung zwei völlig unterschiedliche Bedeutungen. Und weil Bürokratie ohne komplizierte Regeln einfach nicht dasselbe wäre, gibt es auch hier ein paar Stolperfallen, die Du kennen solltest.
Die Rechnung
Eine Rechnung ist ein offizielles Zahlungsdokument, das Du ausstellst, nachdem Du eine Leistung erbracht oder ein Produkt verkauft hast. Sie verpflichtet die Kund:innen, den angegebenen Betrag innerhalb der festgelegten Frist zu begleichen.
Die Gutschrift
Bei einer Gutschrift ist es genau umgekehrt: Hier zahlen nicht die Kund:innen an Dich, sondern Du an die Kund:innen oder eine andere Person. Sie kommt häufig bei Provisionsabrechnungen, Bonuszahlungen oder Umsatzbeteiligungen zum Einsatz.
Die Begriffe „Gutschrift“ und „kaufmännische Gutschrift“ werden oft verwechselt, bedeuten aber nicht dasselbe. Damit Du nicht in die Steuerfalle tappst, hier die wichtigsten Unterschiede:
Die kaufmännische Gutschrift
Wenn Dir bei der Rechnungsstellung ein Fehler unterlaufen ist – sei es ein falscher Betrag, eine fehlerhafte Mehrwertsteuer oder ein:e falsche:r Empfänger:in –, musst Du eine kaufmännische Gutschrift ausstellen. Diese wird auch als Stornorechnung oder Korrekturrechnung bezeichnet und ersetzt eine fehlerhafte ursprüngliche Rechnung. Sie ist steuerlich eine normale Rechnung – nur mit negativen Beträgen.In Papierkram musst Du bei einer Rechnungskorrektur nicht manuell eine Gutschrift erstellen. Bei einer Stornierung wird automatisch eine Stornorechnung erstellt.
Die Gutschrift
Eine Gutschrift dient nicht zur Korrektur einer Rechnung. Sie wird ausschließlich für nachträgliche Abrechnungen genutzt, etwa bei Rabatten, Provisionen oder Bonuszahlungen.
Das solltest Du unbedingt beachten:
Das Finanzamt prüft Buchhaltungsfehler besonders genau. Eine korrekte Gutschrifterstellung von Anfang an spart Zeit, vermeidet Nachfragen und sorgt für eine reibungslose Abwicklung.
Wenn Du eine Gutschrift erstellen willst, solltest Du wissen, welche Angaben das Finanzamt verlangt. Denn fehlt eine wichtige Information, kann es passieren, dass die Gutschrift nicht anerkannt wird – und dann hast Du den ganzen Buchhaltungsaufwand umsonst gemacht. Das Ganze ist im § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) geregelt.
Damit Deine Gutschrift rechtlich korrekt ist, müssen folgende Angaben zwingend enthalten sein:
Selbst wenn Du schon Erfahrung mit Rechnungen hast, gibt es ein paar typische Fehler, die immer wieder passieren:
Wenn auf der Gutschrift wichtige Informationen fehlen (z. B. das Gutschriftsdatum oder die USt-IdNr.), kann es sein, dass die Gutschrift nicht akzeptiert wird – weder von Kund:innen noch vom Finanzamt.
Eine Gutschrift darfst Du nicht einfach so ausstellen. Es muss vorher mit der anderen Partei vereinbart sein, dass die Abrechnung in Form einer Gutschrift erfolgt. Falls das nicht schriftlich festgehalten wurde, kann das zu Problemen führen.
Sobald eine Gutschrift abgeschlossen ist, darf sie nicht einfach gelöscht oder geändert werden – das widerspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Das Finanzamt kann Gutschriften stichprobenartig prüfen – besonders, wenn hohe Beträge im Spiel sind. Ist dann nicht klar erkennbar, warum die Gutschrift ausgestellt wurde, kann es zu Rückfragen kommen.
Fehlende oder falsche Pflichtangaben wie Beträge, Steuernummern oder Bezeichnungen können dazu führen, dass das Finanzamt die Gutschrift nicht anerkennt. Das kann unnötige Rückfragen verursachen und zudem steuerliche Konsequenzen haben.
Mit Papierkram geht das einfacher. Unsere Software sorgt automatisch dafür, dass alle Angaben korrekt sind, integriert die Gutschrift nahtlos in Deine Buchhaltung und nimmt Dir den Verwaltungsaufwand ab.
Da eine Gutschrift buchhalterisch wie eine „negative Rechnung“ behandelt wird, funktioniert die Erstellung fast genauso wie bei einer normalen Rechnung – mit einem entscheidenden Unterschied: Die Beträge werden ins Minus gesetzt. Den Rest erledigt Papierkram für Dich.
So funktioniert’s:
1. Neuen Rechnungsentwurf erstellen
2. Beträge ins Minus setzen
Sobald der Gesamtbetrag negativ ist, erkennt Papierkram das und wandelt die Rechnung automatisch in eine Gutschrift um.
3. Gutschrift abschließen & versenden
4. Gutschrift stornieren (falls nötig)
Falls eine Korrektur erforderlich ist, muss die Zahlung zuerst storniert werden.
5. Zahlung erfassen
Papierkram erkennt automatisch, dass es sich um eine Ausgabe handelt.
Falls Du eine ausführlichere Schritt-für-Schritt-Anleitung brauchst, findest Du im Papierkram-Handbuch eine detaillierte Erklärung zur Gutschriftsfunktion.
Gutschriften manuell zu erstellen, kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Mit Papierkram geht das schneller, einfacher und rechtssicher – ganz ohne komplizierte Rechnungsprogramme oder manuelle Fehler. Unsere kostenlose Buchhaltungssoftware wurde speziell für Selbstständige und kleine Unternehmen entwickelt und automatisiert viele Prozesse in der Buchhaltung. So erstellst Du Gutschriften mit wenigen Klicks, hältst alle gesetzlichen Vorgaben ein und hast Deine Finanzen stets im Blick. Mit Papierkram profitierst Du von zahlreichen Funktionen, die den gesamten Prozess noch einfacher machen:
Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Erstelle jetzt Deine erste Gutschrift mit Papierkram – kostenlos und ohne Risiko!
Eine Gutschrift wird vom Leistungsempfänger oder der Leistungsempfängerin ausgestellt und muss als „Gutschrift“ gekennzeichnet sein. Sie enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben wie Name und Anschrift beider Parteien, Gutschriftsdatum, eine eindeutige Gutschriftsnummer, eine Beschreibung der erbrachten Leistung sowie die Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. Zudem muss ein Hinweis auf das Gutschriftsverfahren vorhanden sein.
Du darfst eine Gutschrift erstellen, wenn eine nachträgliche Abrechnung vereinbart wurde, zum Beispiel für Provisionen, Rabatte oder Erstattungen. Wichtig ist, dass sich beide Parteien vorher auf das Gutschriftsverfahren geeinigt haben. Sie kann nicht zur Korrektur einer fehlerhaften Rechnung genutzt werden – dafür ist eine Korrekturrechnung erforderlich.
Wenn Du eine Gutschrift falsch ausgestellt hast, kannst Du sie nicht einfach ändern oder löschen. Stattdessen musst Du eine Stornogutschrift erstellen, die den ursprünglichen Betrag ausgleicht. Anschließend kannst Du eine neue, korrekte Gutschrift ausstellen. So bleibt die Buchhaltung nachvollziehbar und erfüllt die steuerlichen Anforderungen.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
Bekannt aus
