Kassenbuch: Kostenlose Vorlage zum Download

30. Januar 2025

Ob Verpflegungskosten, Tanken auf einer Betriebsreise oder ein ausgerichtetes Geschäftsessen: Selbst für digital gut aufgestellte Unternehmen bleiben Barzahlungen unvermeidbar. In einem Kassenbuch erfasst Du sämtliche Bargeldtransaktionen und stellst so sicher, dass sie für den Jahresabschluss nachweislich und vor allem lückenlos dokumentiert sind. Auch ohne Jahresabschluss-Pflicht ist ein Kassenbuch Teil der ordnungsmäßigen Buchführung. Um hier den Überblick zu behalten, ist ein Online-Kassenbuch anstelle eines physischen die logische Wahl.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, was ein Kassenbuch ist und wie Du es richtig führst. Außerdem stellen wir Dir eine gratis Excel-Vorlage zum Download bereit.

Was ist ein Kassenbuch und warum ist es wichtig?

Per Definition ist ein Kassenbuch ein digitales oder schriftliches Dokument, in dem Du Einnahmen und Ausgaben einträgst, die Dein Unternehmen als Bargeldzahlung veranlasst oder entgegengenommen hat. Bargeldtransaktionen sind darin lückenlos dokumentiert. Unternehmen kennen damit zum einen immer genau ihren Kassenbestand, zum anderen wird sichtbar, welches Budget zu welchem Zeitpunkt für welchen Zweck genutzt wurde. Oder andersherum: Wann Kund:innen, Lieferant:innen oder sonstige Stakeholder:innen ihre Verbindlichkeiten erfüllt haben.

Ein Restaurant muss ein Kassenbuch beispielsweise führen, um Bargeldzahlungen von Restaurant-Besucher:innen zu dokumentieren. Dabei enthält ein Kassenbuch nicht nur Informationen über die Zahlungen, sondern auch Belege und Quittungen aller Geschäftsvorfälle, die mit Bargeld abgewickelt wurden.

Zusammengefasst sind das die Vorteile eines Kassenbuchs für jede Firma:

• Ein Kassenbuch gibt einen klaren Überblick über Bargeldbewegungen im Unternehmen.
• Fehler und Unregelmäßigkeiten sind schnell erkennbar.
• Ein sorgfältig geführtes Kassenbuch minimiert Betrug und Missbrauch.
• Der tatsächliche Kassenbestand ist nachvollziehbar.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Jedes buchführungspflichtige Unternehmen in Deutschland muss ein Kassenbuch führen. Ebenfalls müssen im Handelsregister eingetragene Kaufleute in einem Kassenbuch ihre Bargeldbewegungen erfassen. Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen steht es hingegen frei, ob sie ein Kassenbuch führen – eine gute Übersicht bringt es aber in jedem Fall.

Allgemein dient ein gut geführtes Kassenbuch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt, anderen Behörden und dem Gesetzgeber. Beispielsweise kann das Finanzamt im Rahmen einer Steuerprüfung Einsicht in das Kassenbuch verlangen. Einzahlungen und Auszahlungen sollten zu diesem Zeitpunkt lückenlos dokumentiert sein – und zwar gemäß den Anforderungen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD). Andernfalls drohen Strafen.

Kostenlose Kassenbuch Vorlage zum Download von Papierkram.de

Damit Du keine Positionen im Kassenbuch vergisst, wenn Du eines führen musst (oder Dich freiwillig dafür entscheidest), haben wir Dir eine kostenlose Kassenbuch-Vorlage in Excel zum Download erstellt.

Die gratis Kassenbuch-Vorlage kannst du hier ganz einfach herunterladen und direkt beginnen, Deine Ein- und Ausnahmen digital zu erfassen:

Jetzt Excel-Kassenbuch kostenlos herunterladen

Anleitung: Wie arbeite ich mit dem Kassenbuch?

Unsere Kassenbuch-Vorlage enthält alle wichtigen Elemente, um Einnahmen und Ausgaben in Bargeldform chronologisch zu dokumentieren. Wenn Du die Excel-Tabelle nach dem Download öffnest, findest Du darin auch ein Muster für die Eintragungen. Und so füllst Du Dein Kassenbuch richtig aus:

1. Beginne damit, den Namen Deines Unternehmens im Kassenbuch einzutragen.
2. Erstelle dann eine Kassenbuch-Seite für jeden Kalendermonat. In der Papierkram.de Vorlage erfasst Du die Einnahmen und Ausgaben in Deiner Buchhaltung nämlich monatlich.
3. Trage dann den jeweiligen Monat und das Geschäftsjahr ein.
4. Erfasse anschließend den Anfangsbestand Deiner Kasse.
5. Sobald Du Einträge machst, passt sich der aktuelle Kassenbestand an. Auch siehst Du die kumulierten Ein- und Ausgaben auf einen Blick.

Die Pflichtfelder im Kassenbuch erklärt:

Ausfüllen kannst Du die kostenlosen Kassenbuch-Vorlage schnell und einfach. Sie enthält alle Pflichtfelder eines klassischen Kassenbuchs:

• Belegnummer: Erstelle eine Belegnummer pro Transaktion, um die eindeutige Zuordnung zu gewährleisten.
• Buchungstext: Beschreibe, welche Einnahme oder Ausgabe hinter der Buchung steht.
• Datum der Einnahme/Ausgabe: Trage ein, wann die Einnahme oder Ausgabe erfolgt ist.
• Bruttobetrag: Erfasse immer den Bruttobetrag der Bargeldzahlung.
• Saldo: Der Saldo ist Dein aktueller Kassenbestand, der sich mit jeder Ein- und Ausgabe verändert.

Rechtsrisiken: Warum Excel als Kassenbuch nicht ausreicht

Excel-Vorlagen für ein Kassenbuch sind vor allem für jene interessant, die gesetzlich nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet sind, aber freiwillig eines führen möchten. Denn rechtlich gesehen reichen Kassenaufzeichnungen in einer Excel-Tabelle nicht aus. Der Grund: Die Form verstößt gegen die GoBD und § 146 der Abgabenordnung (AO).

Das Gesetz stuft in Excel oder anderweitig schriftlich erfasste Kassenbücher als unzulässig ein, da einzelne Zeilen änderbar überschreibbar sind. Damit ist die geforderte lückenlose und manipulationssichere Dokumentation nicht erfüllt. Zudem gibt es in Excel oder in alternativen Kassenbuch-Vorlagen als PDF oder Word keine Möglichkeit, Änderungen automatisch zu protokollieren. Hinzu kommen menschliche Fehler: Excel-Tabellen oder per Handschrift erfasste Kassenbücher sind deutlich anfälliger für Formatierungs- oder Rechenfehler als eine Kassenbuch-Software es je wäre.

Kurzum: Wer buchführungspflichtig ist und ein Kassenbuch in Excel führt, läuft bei Prüfungen Gefahr, eine Strafe zu kassieren. GoBD-Konformität ist nur mit einer rechtssicheren digitalen Lösung gegeben.

Papierkram als rechtssichere Lösung für ein Kassenbuch

Mit Papierkram erstellst und führst Du ganz einfach Kassenbücher, die GoBD-konform sind – und das genau wie bei der Kassenbuch-Vorlage in Excel komplett kostenlos. Denn die Kassenbuch-Funktionen sind in unserer kostenlosen Version enthalten.

Fehler und Ängste, das Kassenbuch unzulässig zu führen, sind damit Geschichte. Zusätzlich vereinfacht Dir Papierkram.de die Buchhaltung: Angaben im Kassenbuch lassen sich einfach in weitere Anwendungen wie das Belegmanagement integrieren. So sind erfasste Belege im Kassenbuch generell dokumentiert. Auch in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die Du als Selbstständige:r benötigst, sind Einnahmen und Ausgaben aus dem Kassenbuch erfasst. So sparst Du doppelte Arbeit und vermeidest Übertragungsfehler.

Für eine weiterführende Buchhaltung kannst Du Dein Papierkram-Paket jederzeit upgraden.

Fazit: Kassenbuch als kostenloser Download vs. Softwarelösung

Die Führung eines Kassenbuchs ist immer sinnvoll – unabhängig davon, ob Du dazu verpflichtet bist. Führst Du Dein Kassenbuch freiwillig, reicht ein Word-Dokument, ein PDF, ein Notizbuch oder eine Excel wie in unserer kostenlosen Vorlage aus. Rechtssicherheit ist allerdings nur gegeben, wenn Du Dein Kassenbuch GoBD-konform in einer Buchhaltungssoftware erstellst. Papierkram.de liefert Dir dafür eine sichere und langfristig kostenlose Lösung.

Häufige Fragen zum Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist ein Vordruck, Dokument oder eine Funktion in einer Buchhaltungssoftware, mit der Du Bargeldtransaktionen chronologisch nach Datum sortiert dokumentierst.

Welche Vorteile hat das Führen eines Kassenbuchs?

Die Führung eines Kassenbuchs bedeutet eine lückenlose Dokumentation Deiner Bargeldbewegungen. Es dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und hilft Dir, Ein- und Ausgänge von Ressourcen im Unternehmen tagesaktuell zu verfolgen und zu steuern.

Wann ist ein Kassenbuch rechtskonform?

Für buchhaltungspflichtige Unternehmen und Personen ist ein Kassenbuch nur dann rechtskonform, wenn es die Anforderungen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) erfüllt. Dafür muss es als Bargeld abgewickelte Einnahmen und Ausgaben lückenlos und manipulationssicher dokumentieren.

Blogbeitrag verfasst von

Rainer Rapp

Portrait Autor