05. Mai 2025
Wer in Deutschland Bargeld entgegennimmt, kommt an der gesetzeskonformen Kassenführung nicht vorbei. Gerade für kleine Unternehmen, Selbstständige oder alle, die täglich mit Barumsätzen zu tun haben, kann das schnell zur Herausforderung werden. Denn die gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung sind nicht nur streng – sie variieren auch je nach Branche, Unternehmensform und Höhe der Umsätze.
In diesem Artikel erfährst Du, welche Pflichten bei der Kassenführung gelten, wann ein Kassenbuch, eine Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse notwendig ist, welche rechtlichen Konsequenzen bei Fehlern drohen – und wie Du die Anforderungen im Alltag rechtssicher umsetzt. Außerdem zeigen wir Dir praxisnahe Beispiele und geben Empfehlungen, wie Du Deine Kassenführung digital vereinfachen kannst.
Ob Kiosk, Café, Friseursalon oder Taxiunternehmen – in vielen Geschäftsmodellen gehört Bargeld nach wie vor zum Alltag. Genau hier setzt die ordnungsgemäße Kassenführung an. Sie sorgt für Transparenz, schützt vor steuerlichen Nachteilen und ist ein zentraler Baustein für die Buchhaltung. Denn jede Barzahlung muss einzeln erfasst und dokumentiert werden – das schreibt die Einzelaufzeichnungspflicht vor. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen – andernfalls kann das Finanzamt eine Schätzung vornehmen, was teuer werden kann.
Damit Du Deine Kassenführung rechtssicher aufstellst, ist es wichtig, die gesetzlichen Anforderungen genau zu kennen. Dabei spielt es eine zentrale Rolle, ob Du zur Kassenführung verpflichtet bist, wie hoch Deine Bargeldumsätze sind und welche Systeme Du zur Erfassung nutzt – etwa ein Kassenbuch, eine elektronische Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse.
Grundsätzlich gilt: Wer als Unternehmer:in oder Selbstständige:r Bargeld annimmt, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch führen. Dabei ist die Art der Gewinnermittlung entscheidend. Wenn Du den Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelst, reicht in vielen Fällen ein einfaches Kassenbuch aus – vorausgesetzt, es wird korrekt und vollständig geführt.
Kapitalgesellschaften oder bilanzierende Betriebe unterliegen strengeren Vorgaben und müssen ihre Kassenbewegungen lückenlos dokumentieren. Das bedeutet: Jeder Kassiervorgang muss einzeln aufgezeichnet werden (Einzelaufzeichnungspflicht), und zwar in chronologischer Reihenfolge. Dabei ist es egal, ob Du handschriftlich oder digital arbeitest – Hauptsache, Deine Aufzeichnungen sind nachvollziehbar, vollständig und manipulationssicher.
Vor allem bargeldintensive Unternehmen stehen im besonderen Fokus der Finanzverwaltung. Deshalb ist es umso wichtiger, dass alle Bareinnahmen lückenlos dokumentiert werden – ob per elektronischer Registrierkasse mit TSE oder, wenn zulässig, mit einem korrekt geführten Kassenbuch.
Nicht jedes Unternehmen ist automatisch bargeldintensiv. Als Faustregel gilt: Wenn mehr als zehn Prozent Deiner Einnahmen bar erfolgen – etwa in in der Gastronomie, im Einzelhandel, in Friseur- oder Kosmetikstudios, bei Taxiunternehmen oder auf Wochenmärkten –, dann gilt Dein Geschäft als bargeldintensiv. Für diese Betriebe gelten besonders strenge Anforderungen an die Kassenbuchführung.
Die Finanzverwaltung erwartet hier eine besonders sorgfältige Dokumentation. Neben einem täglich geführten Kassenbericht gehört oft auch ein Zählprotokoll dazu, das die tatsächliche Kassenbestandsaufnahme belegt.
Wenn die Kassenführung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann das ernsthafte Folgen haben. Schon kleinste Fehler – wie fehlende Belege, unklare Einträge oder das Fehlen eines Zählprotokolls – gelten im Zweifel als Manipulation. Das Finanzamt darf in solchen Fällen Hinzuschätzungen vornehmen. Die Folge: hohe Steuernachzahlungen, Bußgelder oder sogar ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung.
Darum gilt: Wer Barumsätze erzielt, sollte die gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung kennen und ernst nehmen – und idealerweise auf eine digitale Lösung setzen, die bei der lückenlosen Dokumentation unterstützt.
Ein Kassenbuch ist die Grundlage dafür, alle Bargeldbewegungen in Deinem Unternehmen sauber und nachvollziehbar festzuhalten. Jeder Betrag, der bar eingenommen oder ausgegeben wird, muss darin lückenlos und chronologisch erfasst werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du das Kassenbuch handschriftlich führst, eine Kassenbuch Excel-Vorlage nutzt oder auf ein elektronisches Kassenbuch zurückgreifst – wichtig ist, dass es den gesetzlichen Regelungen genügt.
Das Kassenbuch ist kein eigenständiges Kassensystem, sondern ein zentrales Dokumentationsmittel – vor allem bei der Nutzung einer offenen Ladenkasse. Es dient der vollständigen Erfassung aller Barbewegungen und ist bei dieser Kassenführungsform gesetzlich vorgeschrieben.
Diese Angaben müssen für jede Buchung vorhanden sein:
Ein fehlerhaft geführtes Kassenbuch kann bei einer Prüfung schnell teuer werden. Achte besonders auf folgende Punkte:
Wichtig: Kassenaufzeichnungen – egal ob handschriftlich oder digital – müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen auch Belege, Kassenberichte und Zählprotokolle. Eine lückenlose Dokumentation ist also nicht nur im Alltag, sondern auch langfristig entscheidend.
Wenn es um die ordnungsgemäße Kassenführung geht, stehen Unternehmen oft vor der Frage: Offene Ladenkasse oder Registrierkasse – was passt besser zum eigenen Geschäftsmodell? Beide Systeme haben ihre Daseinsberechtigung, unterliegen aber unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen.
Für beide Varianten gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Sie regeln, wie Kassenbewegungen dokumentiert, aufbewahrt und gegen Manipulation geschützt werden müssen – unabhängig davon, ob die Kasse handschriftlich, digital oder über ein Kassensystem geführt wird.
Die offene Ladenkasse ist die einfachste Form der Kassenführung – etwa eine klassische Geldkassette oder Schublade ohne technisches System. Sie ist nur erlaubt, wenn keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse besteht. In der Praxis bedeutet das: kleine Unternehmen, Marktstände oder Dienstleister:innen mit wenigen täglichen Barumsätzen dürfen weiterhin mit offener Kasse arbeiten – müssen aber strenge Regeln einhalten.
Dazu gehören:
Die Herausforderung: Bei einer offenen Ladenkasse ist die Nachvollziehbarkeit besonders kritisch. Du musst jederzeit nachweisen können, wie der Kassenbestand zustande kommt. Ein sauber geführtes handschriftliches Kassenbuch, ergänzt durch Belege und tägliche Zählprotokolle, ist hier Pflicht – idealerweise in strukturierter Form, zum Beispiel mit einer geprüften Kassenbuch-Vorlage.
Eine elektronische Registrierkasse ist ein technisches System zur Erfassung von Barumsätzen, das vor allem in bargeldintensiven Unternehmen zum Einsatz kommt. Sie eignet sich besonders, wenn viele Einzelumsätze am Tag anfallen – etwa in der Gastronomie oder im Einzelhandel.
Seit 2020 gilt die sogenannte Registrierkassenpflicht für viele Unternehmen: Eine Kasse muss mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen auszuschließen. Diese TSE speichert jede Transaktion manipulationssicher und stellt eine digitale Signatur bereit. Außerdem müssen alle Kassiervorgänge einzeln erfasst werden – auch wenn kein Beleg gedruckt wird.
Das solltest Du außerdem beachten:
Auch PC-Kassen oder Cloud-Kassen zählen zu den elektronischen Kassensystemen. Sie laufen auf Computern, Tablets oder Smartphones und bieten zusätzliche Funktionen – etwa die Integration in Buchhaltung oder Warenwirtschaft.
| Kriterium | Offene Ladenkasse | Elektronische Registrierkasse |
|---|---|---|
| Erfassung | Manuell, handschriftlich im Kassenbuch | Automatisiert über Kassensystem |
| Zielgruppe | Kleine Betriebe, mobile Händler, Marktstände | Bargeldintensive Unternehmen, Gastronomie |
| Gesetzliche Grundlage | GoBD, Einzelaufzeichnungspflicht | GoBD, TSE-Pflicht, Einzelaufzeichnungspflicht |
| TSE notwendig | Nein | Ja (seit 2020 Pflicht) |
| Belegausgabepflicht | Nein, aber Belege sind zu dokumentieren | Ja (digital oder Papier) |
| Prüfungsrisiko | Hoch bei Fehlern oder Unvollständigkeit | Geringer, wenn technisch korrekt umgesetzt |
| Digitale Unterstützung möglich? | Ja, z.B. mit Kassenbuch-Software | Ja, je nach Kassensystem |
Ob Du eine elektronische Registrierkasse mit TSE einsetzen musst, hängt vor allem davon ab, ob Du der Einzelaufzeichnungspflicht unterliegst und ein elektronisches Kassensystem verwendest. Seit dem 1. Januar 2020 sind solche Systeme nur noch erlaubt, wenn sie mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind. Die Übergangsregelung für nicht nachrüstbare Altgeräte endete am 31. Dezember 2022.
Besonders betroffen sind bargeldintensive Branchen wie:
Wenn Du in einer dieser Branchen tätig bist und ein elektronisches Kassensystem nutzt, ist die TSE-Pflicht verbindlich. Nutzt Du hingegen eine offene Ladenkasse, darfst Du weiterhin auf digitale Systeme verzichten – musst aber streng auf GoBD-Konformität und lückenlose Dokumentation achten.
Die sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit 2020 fester Bestandteil der Kassenführungspflicht. Ihr Ziel: Manipulationssicherheit. Jede Transaktion wird digital signiert, gespeichert und revisionssicher abgelegt. Die TSE besteht aus drei Komponenten:
Ob Du nun eine elektronische Registrierkasse kaufen möchtest oder bereits eine nutzt: Sie muss TSE-fähig sein. Auch Cloud-basierte Kassensysteme benötigen eine zertifizierte Online-TSE. Wichtig ist, dass Du alle Kassenvorgänge lückenlos dokumentierst – nur so erfüllst Du die Anforderungen der gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung.
Achte außerdem darauf:
Wer sich nicht an die gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung hält, riskiert empfindliche Strafen – auch wenn es nur vermeintliche Kleinigkeiten sind. Schon die Nutzung einer Registrierkasse ohne TSE gilt als Verstoß. Die Konsequenzen:
Unzureichende oder manipulierte Kassenberichte, fehlende Einzelaufzeichnungen oder ein nicht aktiviertes TSE-Modul können im Prüfungsfall massive Folgen haben. Vor allem bargeldintensive Betriebe stehen hier besonders im Fokus.
Wenn Du auf Nummer sicher gehen willst, solltest Du Deine Kassenbuchführung möglichst digital und automatisiert gestalten – zum Beispiel mit einer Lösung, die rechtssichere Kassenaufzeichnungen mit einfacher Bedienbarkeit kombiniert.
Kassenführung klingt oft theoretisch – aber wie sieht das Ganze im echten Geschäftsalltag aus? In diesem Abschnitt zeigen wir Dir anhand zweier typischer Szenarien, wie sich die gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung konkret auswirken.
Stell Dir vor, Du führst ein kleines Grafikstudio und nutzt eine Portokasse, um Briefmarken, Büromaterial oder kleinere Ausgaben in bar zu bezahlen. Die Kasseneinnahmen erfolgen größtenteils unbar – zum Beispiel per Überweisung – aber ab und zu nimmst Du auch Bargeld entgegen, etwa bei Barzahlung durch Laufkundschaft oder bei einem Workshop.
Was heißt das für Deine Kassenführung?
In so einem Fall ist keine elektronische Registrierkasse vorgeschrieben – Du darfst die Kasse manuell führen, zum Beispiel mit einem handschriftlichen Kassenbuch oder einem digitalen Kassenbuch. Wichtig ist, dass jede Barbewegung vollständig und zeitnah dokumentiert wird. Nutze dafür am besten eine strukturierte Kassenbuch-Vorlage, ergänze täglich den Kassenbericht und führe regelmäßig ein Zählprotokoll, um Deinen tatsächlichen Kassenbestand zu bestätigen.
Ein anderes Szenario: Du betreibst einen Kiosk in der Innenstadt. Täglich verkaufst Du Snacks, Getränke und Zeitungen – fast ausschließlich gegen Bargeld. Am Abend zählst Du die Einnahmen, machst die Kassenabrechnung und bereitest die neuen Wechselgeldbeträge für den nächsten Tag vor.
Was ist hier zu beachten?
Da es sich um ein bargeldintensives Geschäft handelt, bist Du zur Einzelaufzeichnungspflicht verpflichtet. Das bedeutet: Du musst jede einzelne Transaktion erfassen – und das geht nur rechtssicher mit einer elektronischen Registrierkasse, die eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integriert hat. Auch ein mobiles Kassensystem kann geeignet sein, wenn es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Besonders wichtig:
Fehlt die TSE oder ist die Kassenführung unvollständig, kann das schnell zu Bußgeldern und Steuerschätzungen führen.
Ganz gleich, ob Du ein Café betreibst, ein kleines Business mit Barzahlung hast oder in Deinem Büro eine Portokasse führst – mit diesen Empfehlungen bleibst Du auf der sicheren Seite:
Die gute Nachricht: Mit dem richtigen System und ein wenig Routine wird gesetzeskonforme Kassenführung schnell zur Selbstverständlichkeit – und schützt Dich langfristig vor Ärger mit dem Finanzamt.
Wenn Du auf der Suche nach einer einfachen, smarten Lösung für Deine Kassenführung bist – ganz ohne komplizierte Tabellen oder händische Belegverwaltung – ist das digitale Kassenbuch von Papierkram die ideale Wahl. Es unterstützt Dich dabei, Deine Bartransaktionen sauber zu dokumentieren und in Deine Buchführung zu integrieren. Hier zeigen wir Dir, welche Funktionen es bietet, welche Vorteile es Dir bringt – und wie Du direkt starten kannst.
Das digitale Kassenbuch ist nahtlos in Papierkram integriert und in wenigen Schritten eingerichtet. Diese Funktionen stehen Dir zur Verfügung:
Wichtig zu wissen: Das Kassenbuch von Papierkram erfüllt nicht die Anforderungen einer elektronischen Registrierkasse mit TSE. Es ist daher nicht geeignet für bargeldintensive Betriebe, die unter die Registrierkassenpflicht fallen. Wenn Du Dir nicht sicher bist, ob das digitale Kassenbuch für Deinen Betrieb ausreicht, solltest Du unbedingt Deine Steuerberatung einbeziehen.
Das digitale Kassenbuch von Papierkram bringt Dir echte Vorteile:
Für viele kleine Unternehmen reicht diese digitale Lösung völlig aus – vor allem dann, wenn Bartransaktionen nicht den Hauptumsatz ausmachen und Du kein Kassensystem mit TSE-Pflicht benötigst.
Mit dem digitalen Kassenbuch von Papierkram kannst Du noch heute loslegen – kostenlos und ohne Risiko. Richte Dir Deine erste Kasse ein, erfasse Einnahmen oder Ausgaben und verbinde Deine Belege direkt mit Deiner Buchhaltung.
Jetzt Kassenbuch in Papierkram einrichten
Ob Kassenbuch, Registrierkasse oder offene Ladenkasse: Für jede Form der Barzahlung gibt es klare Regeln – und jede Branche hat ihre Besonderheiten. Hier sind die wichtigsten Punkte nochmal zusammengefasst:
Deine Kassenführung muss vollständig, chronologisch, zeitnah und lückenlos erfolgen. Jede Bareinnahme und Barausgabe gehört ins Kassenbuch – inklusive Beleg, Buchungstext, Betrag und Zählprotokoll, damit der Kassenbestand jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Fehlt ein korrekt geführtes Kassenbuch, drohen Steuerschätzungen, Bußgelder und Prüfungen durch das Finanzamt – etwa im Rahmen einer unangekündigten Kassen-Nachschau. Auch kleinere Fehler gelten schnell als Verstoß gegen die gesetzlichen Vorschriften zur Kassenführung.
Es gibt keine feste Obergrenze für Bargeld in der Kasse. Wichtig ist, dass der Kassenbestand plausibel ist, mit dem Kassenbuch übereinstimmt und jederzeit durch Zählprotokoll und Belege nachvollzogen werden kann.
Ja, die Kassenführung ist erlaubt – aber nur, wenn sie den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Das bedeutet: Einzelaufzeichnungspflicht, korrektes Kassenbuch oder gesetzeskonforme Registrierkasse mit Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) bei Bargeldgeschäften in größerem Umfang.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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