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Kleinunternehmer­regelung 2025: Alle Änderungen im Überblick

13. November 2024

Das Jahressteuergesetz 2024 und das Wachstumschancengesetz bringen ab dem 1. Januar 2025 wichtige Änderungen für Kleinunternehmen in Deutschland. Besonders die neue Umsatzgrenze hat Auswirkungen auf den Status und die steuerliche Behandlung. Doch was bedeutet das konkret? Wir geben Dir einen Überblick, was sich an der Kleinunternehmerregelung ändert, damit Du Dich darauf einstellen und weiterhin alle Vorteile der Regelung optimal nutzen kannst.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregelung nach § 19 UStG, die es Dir ermöglicht, Deine Umsätze ohne Umsatzsteuer auszuweisen, wenn Du bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitest. Konkret verzichtet der Gesetzgeber für Kleinunternehmer:innen auf die Erhebung der Umsatzsteuer und entlastet Dich damit von der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA).Das klingt erst einmal gut, hat aber auch eine negative Folge. Du kannst nämlich keinen Vorsteuerabzug vornehmen. Die Umsatzsteuer der Eingangsrechnungen bekommst Du also nicht wie die Unternehmer:innen, die der Regelbesteuerung unterliegen, vom Finanzamt erstattet.

Aber: Ein Antrag auf Kleinunternehmerregelung ist keine einmalige Sache – Du musst jährlich prüfen, ob Du die Voraussetzungen noch erfüllst. Damit verschafft Dir die Regelung Flexibilität, verlangt aber auch eine regelmäßige Anpassung an Deine unternehmerische Realität.

Das ändert sich an der Kleinunternehmerregelung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 werden für Kleinunternehmer:innen nun diverse Neuregelungen wirksam. Die Änderungen betreffen vor allem die Umsatzgrenzen und sind Teil einer Modernisierungswelle, die Kleinunternehmer:innen mehr Flexibilität und Chancen bieten soll. Gleichzeitig bedeutet dies auch, dass die Spielregeln für die steuerliche Behandlung und Umsatzsteuervoranmeldungen klarer und teilweise strikter werden.

Das ändert sich konkret:

Neue Umsatzgrenzen = mehr Flexibilität

Bisher lag die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung bei 22.000 Euro im vorangegangenen Jahr und bei maximal 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Ab 2025 erhöht sich die Grenze für den Gesamtumsatz auf 25.000 Euro (Vorjahr) bzw. 100.000 Euro (laufendes Kalenderjahr).

Im Unterschied zur bisherigen Regelung wirken sich diese Grenzen sofort auf den Kleinunternehmerstatus aus. Während bisher kein unterjähriger Wechsel zur Regelbesteuerung vorgesehen war, bist Du nun sofort nach Überschreitung der Grenzen kein Kleinunternehmer mehr und musst auf Deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen.

Das bringt Kleinunternehmer:innen gleich mehrere Vorteile:

1. Mehr Luft für Umsatzsteigerungen: Kleine Unternehmen, die ihre Marktposition ausbauen möchten, können länger im Kleinunternehmerstatus bleiben, auch wenn ihre Umsätze leicht steigen. Damit sind sie deutlich flexibler.
2. Entlastung bei der Bürokratie: Mit der höheren Umsatzgrenze können Kleinunternehmer:innen größere Aufträge annehmen, ohne sofort zur Regelbesteuerung wechseln zu müssen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand.
3. Mehr Planungssicherheit bei Umsatzschwankungen: Kleinunternehmen, die im Vorjahr leicht über der alten Grenze lagen, können ihre geschätzten Umsätze für das laufende Jahr besser anpassen.

Wichtig zu wissen: Die neuen Grenzen sind Nettosummen, bisher wurde mit Bruttosummen gearbeitet. Würde man noch nach alter Methode rechnen, haben sich die Grenzen also sogar auf 29.750 Euro im letzten Jahr und 119.000 Euro im laufenden Jahr erhöht.

Was passiert bei einer Grenzüberschreitung?

Wer die neue Grenze von 100.000 € überschreitet, verliert nach angepasster Richtlinie sofort seinen Kleinunternehmerstatus und muss zur Regelbesteuerung wechseln. Dabei ist es wichtig, zu verstehen, dass dies nicht nur eine formale Änderung ist – es hat konkrete Auswirkungen auf Deine Buchhaltung und Deine Liquidität.

1. Mehrwertsteuerpflicht: Wenn Du die Umsatzgrenze überschreitest, musst Du ab dem Zeitpunkt des Überschreitens Umsatzsteuer abführen. Das bedeutet, dass Du Deine Rechnungen anpassen und Mehrwertsteuer ausweisen musst. Diese Änderung ist verbindlich und gilt dann auch für mindestens fünf Jahre.
2. Vorsteuerabzug: Mit dem Übergang zur Regelbesteuerung kannst Du nun die Vorsteuer aus Deinen Einkäufen geltend machen. Besonders für Unternehmen mit hohen Betriebsausgaben kann dies von Vorteil sein, da die gezahlte Umsatzsteuer von den eigenen Umsätzen abgezogen wird.
3. Zusätzliche Meldepflichten: Unternehmen, die aus der Kleinunternehmerregelung herausfallen, müssen zusätzlich zur Jahreserklärung auch regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Die Häufigkeit dieser Meldungen hängt von der Umsatzsteuerlast des Vorjahres ab – je höher diese ist, desto häufiger ist eine Voranmeldung fällig – und erfordert zusätzliche Zeit.

💡 Tipp: Mit Papierkram ist die UStVA in einer Minute erledigt. Du exportierst die relevanten Informationen einfach als XML-Datei und lädst sie im Elster-Portal hoch – fertig!

Strategischer Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Trotz all der bisherigen und neuen Vorteile, die die Kleinunternehmerregelung hat, gibt es auch Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, freiwillig darauf zu verzichten (= Option zur Regelbesteuerung). Diese Freiwilligkeit bleibt auch in Zukunft bestehen.

Vom Verzicht profitieren vor allem Unternehmen, die in naher Zukunft expandieren möchten und einen hohen Investitionsbedarf haben oder hauptsächlich B2B-Kund:innen bedienen, für die die Mehrwertsteuer irrelevant ist. Bei höheren Investitionen in Betriebsmittel, IT oder Büroausstattung beispielsweise lohnt sich der Verzicht auf die Regelung, weil Du die gezahlte Vorsteuer zurückfordern und in die Weiterentwicklung Deines Unternehmens investieren kannst.

Wichtig: Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist mindestens fünf Jahre bindend. Ein Zurückwechseln ist also kurzfristig nicht möglich, selbst wenn die Umsätze in den Folgejahren wieder sinken. Die Entscheidung sollte daher wohlüberlegt sein, am besten in Rücksprache mit einer Steuerberatung. Alle Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung auf einen Blick haben wir in einem anderen Blogartikel auch schon für Dich zusammengefasst – so kannst Du leichter entscheiden, ob die Kleinunternehmerregelung für Dich die richtige Wahl ist.

Beispielrechnung: Die neuen Umsatzgrenzen in der Praxis

Und weil wir wissen, wie verwirrend all diese Neuerungen und Grenzwerte sein können, kommt hier noch ein konkretes Beispiel, wie die Kleinunternehmerregelung in der Praxis funktioniert:

Anna ist Kleinunternehmerin und erwirtschaftete im Jahr 2024 einen Umsatz von 24.000 Euro. Für 2025 plant sie mit einem Umsatz von etwa 79.000 Euro. Nach neuer Regelung bleibt sie 2025 unter der Kleinunternehmergrenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr und kann weiterhin von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Falls Anna jedoch unerwartet große Events organisiert, das Jahr besser läuft als prognostiziert und ihr Umsatz am 10. September 2025 schon bei 100.000,01 Euro liegt, muss sie ab dem Moment zur Regelbesteuerung wechseln und ihre Umsätze mit Umsatzsteuer abwickeln.

Sie muss sich dann also an die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer gewöhnen – und sollte ihre Preiskalkulation anpassen, da sie ab sofort 7 % bzw. 19 % Umsatzsteuer auf ihre Produkte und Dienstleistungen erheben muss

EU-weite Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab 2025

💡 Achtung! Diese Vorgänge lassen sich mit Papierkram derzeit noch nicht abbilden, wenn die Kleinunternehmerregelung im Account ausgewählt ist.

Zusätzlich zu den Grenzwerten wird auch der Anwendungsbereich der Kleinunternehmerregelung erweitert: Bisher galten die Kleinunternehmerregelungen nur für Umsätze innerhalb Deutschlands. Ab 2025 können auch Umsätze im EU-Ausland in die Umsatzgrenzen einbezogen werden. Das bedeutet:

• Kleinunternehmer:innen aus anderen EU-Ländern, die ihren Umsatz hauptsächlich in Deutschland machen, können die Regelung nutzen.
• Deutsche Kleinunternehmer:innen können in anderen EU-Ländern die dortige Kleinunternehmerregelung beanspruchen, solange ihr Umsatz in diesen Ländern nicht mehr als 100.000 Euro pro Jahr beträgt.

Das erleichtert Kleinunternehmen den Markteintritt in anderen EU-Ländern erheblich.

Wichtig: Neue Meldepflichten beachten

Einher mit der Erweiterung gehen aber auch neue Meldepflichten und bürokratische Anforderungen: Die Umsätze bei grenzüberschreitenden Geschäften müssen erfasst und an das Bundeszentralamt für Steuern weitergegeben werden.

Das vereinfacht die grenzüberschreitende Abwicklung der Umsatzsteuer, da alle EU-Umsätze zentral an einer Stelle gemeldet werden und somit sichergestellt ist, dass Du die Umsatzgrenzen auch in den anderen Ländern einhältst.

Alle Änderungen für Kleinunternehmer ab 2025 im Überblick

Unterstützung für Kleinunternehmen: Papierkram

Papierkram hilft Kleinunternehmer:innen, alle Anforderungen der neuen Kleinunternehmerregelung zu erfüllen. Unsere Software wurde entwickelt, um Buchhaltung – ob mit Kleinunternehmerregelung nach § 19 oder Regelbesteuerung – einfach und übersichtlich abzubilden.

Hier ein paar der wichtigsten Funktionen für Kleinunternehmer:innen:

• Automatische Einrichtung: Bei der Anmeldung entscheidest Du, ob Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Sobald Du sie auswählst, werden alle Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erstellt und alle Eingangsrechnungen entsprechend verbucht. Auch die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) wird direkt an die Regelung angepasst.
• Rechtssichere Formulierungen: Unsere Software setzt automatisch eine Formulierung zur Kleinunternehmerregelung auf Deine Rechnungen. Diese kannst Du natürlich auch selbst anpassen und in Deiner Rechnungsvorlage verwenden.
• DATEV-Export für Steuerberater:innen: Mit einem Klick exportierst Du Deine Buchhaltungsdaten und erleichterst die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerbüro.

Mehr dazu, wie Du mit Papierkram Rechnungen nach der Kleinunternehmerregelung schreiben kannst, findest Du auf unserem Blog. Insgesamt hast Du mit Papierkram eine einfache und rechtssichere Lösung an Deiner Seite, die sich nahtlos an die neuen Anforderungen ab 2025 anpasst.