Aktuelles rund um Papierkram
05. Juli 2015
Jeder kennt es und viele nutzen es zumindest beruflich: Microsoft Word. Mit Hilfe von Microsoft’s Textverarbeitung lassen sich professionelle Schriftstücke aufsetzen und gestalten. Hierzu gehören auch Angebote, die man seinen Kunden schreiben möchte. Die Stärken von Word liegen hierbei ganz eindeutig in der Flexibilität: Du kannst sämtliche Texte so formatieren wie Du es brauchst und auch Bilder etc. einfach einfügen. Zudem sind viele Nutzer bereits mit dem Tool vertraut. Allerdings sollte man seine Angebote auch immer ordentlich ablegen, damit man schnell darauf zugreifen kann, wenn ein Kunde Nachfragen dazu hat, oder man wissen möchte, was man einem Kunden in den letzten Jahren bereits alles angeboten hat. Hierbei hilft auch die Vergabe von ordentlichen und vor allem eindeutigen Angebotsnummern, um hier eine Referenz zu haben. Diese kann MS Word beispielsweise nicht direkt automatisch vergeben, allerdings kann man sich mit einem datumsbasierten Nummernformat behelfen, womit z.B. der Tag der Angebotserstellung geschlüsselt wird (Beispiel: A-2015-05-28).
Ein weiteres Manko der Erstellung von Angeboten mit Microsoft Word ist die eingeschränkte automatischen Berechnungen der Summen oder der Mehrwertsteuer. Es gibt zwar Formeln, allerdings bieten diese nur wenige Optionen und sind auf Grund dem Fehlen einer automatischen Aktualisierung sehr fehleranfällig.
Vorteile:
Nachteile:
Tipp: Nachdem Du die Vorlage nach Deinen Wünschen editiert hast (u.a. Anpassung Deiner Firmendaten) speicherst Du die Datei bei Dir auf dem Rechner als "VORLAGE". Wenn Du diese dann per Doppelklick in Word öffnest, startest Du immer mit einem neuen Dokument.
Schreibst Du nur sehr wenige Angebote, so bietet unsere MS Word Angebotsvorlage die ideale Grundlage um einfach Angebote zu schreiben. Werden Angebote jedoch regelmäßig geschrieben, so empfehlen wir Dir den Einsatz einer Fakturierungslösung wie z.B. in unserem Tool Papierkram.de. Dieses bietet Dir nicht nur eine ordentliche Ablage und schnelle Auffindbarkeit, sondern unterstützt Dich mit einem Adressbuch und der einfachen Kalkulation von Gesamtsummen und Mehrwertsteuer.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
