Aktuelles rund um Papierkram
04. August 2022
Untersuchungen der Wirtschaftsauskunftei Crifbürgel haben gezeigt, dass 10 % der Unternehmen ihre Rechnungen erst verspätet oder sogar gar nicht bezahlen. Besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen kann das zu gravierenden Problemen führen. Die finanziellen Reserven sind häufig zu gering, um Liquiditätsengpässe zu überbrücken. Späte Zahlungen von Kund:innen wirken sich negativ auf Dein Unternehmen aus und kann es ernsthaft gefährden. Viele Insolvenzen haben ihren Ursprung im schlechten Debitorenmanagement.
Als Unternehmer:in ist es Deine Aufgabe, eine strenge Politik durchzuführen, die Deine Kund:innen zu schnellen Zahlungen bewegt. Die Sorge, dass sich dadurch die Beziehung zu Deinen Kund:innen verschlechtert, ist zwar verständlich, aber unbegründet.
Wir haben Tipps für Dich, damit Deine Rechnungen pünktlich bezahlt werden.
Beginnen wir mit dem Förmlichen: Enthalten Deine Rechnungen auch alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung?
Dazu gehören:
Die Angaben, die eine Rechnung enthalten muss, sind im § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgehalten. Ist die Rechnung fehlerhaft oder fehlen Daten, musst Du eine Stornorechnung und anschließend eine korrigierte Rechnung schreiben. Lästiger Zeitaufwand, den Du Dir sparen kannst.
Mit unserem Rechnungsdesigner kannst Du übrigens Rechnungen ganz einfach und rechtssicher mit individuellem Design gestalten. Dadurch hast Du immer eine Vorlage zur Hand, die bereits wesentliche Informationen enthält. Wiederkehrende Rechnungen können außerdem ganz automatisch erstellt werden. Durch unser CRM-System wird die Rechnung noch dem jeweiligen Kunden bzw. der jeweiligen Kundin zugeordnet. So behältst Du immer klare Übersicht.
Es klingt vielleicht banal, aber beim Schreiben einer Rechnung kann es leicht passieren, dass wichtige Informationen ausgelassen werden. Nachdem Du Dich an den Pflichtangaben orientiert hast, kann es sein, dass Du die freiwilligen Daten vergisst. Zum Beispiel Deine Bankverbindung. Um eine schnelle Zahlung zu ermöglichen, solltest Du es Deinen Kund:innen erleichtern, die richtigen Zahlungsinformationen zu erkennen. Auch die Angabe Deiner Telefonnummer kann sinnvoll sein, damit Kund:innen Dich bei Rückfragen schnell kontaktieren können.
Im Zeitalter der Digitalisierung sind lästige Briefe und Papierstapel vielen ein Dorn im Auge. Elektronische Rechnungen per E-Mail zu versenden, erspart Dir den Gang zur Post, und Deine Kund:innen können Deine Rechnung direkt digital bearbeiten.
Und wo wir schon bei Digitalisierung sind: Online-Zahlungsarten erleichtern es Deinen Kund:innen ungemein, Deine Rechnungen zu begleichen. Deshalb solltest Du ihnen die Möglichkeit geben, die Zahlung direkt online leisten zu können.
Lieferantenrechnungen werden von den Firmenkunden häufig erst 30 Tage nach Ende des Monats beglichen, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Stellst Du also eine Rechnung zum 1. April aus, wird sie wahrscheinlich erst Ende Mai bezahlt. Deshalb ist es sinnvoll, das Rechnungsdatum in den Vormonat zu legen. Also auf den 31. März statt auf den 1. April. So wird Deine Rechnung bereits einen Monat früher beglichen.
Bereits geringe Preisreduzierungen bei schnellen Zahlungen können Deine Kund:innen motivieren, die Rechnung direkt zu begleichen. Biete ein Skonto von zum Beispiel 3 % an, damit sich direkte Zahlung für Kund:innen rentiert.
Kontaktiere Kund:innen am besten erst persönlich, um sie an Deine Rechnung zu erinnern, bevor Du eine Mahnung versendest. Dadurch kannst Du direkt die Ursache herausfinden und gegebenenfalls gemeinsam eine Lösung finden.
Zeitnah zu mahnen kann, effektiv dazu verhelfen, dass Kund:innen Deine Rechnungen schneller begleichen. Dein Vorgehen bei Zahlungsverzug sollte am besten in Deinen Geschäftsbedingungen geklärt und Kund:innen frühzeitig bekannt gemacht werden, um der Geschäftsbeziehung nicht zu schaden.
Um überfällige Rechnungen immer im Blick zu behalten, erinnert Dich Papierkram, wenn eine Zahlung nicht pünktlich geleistet wird. Dadurch hast Du immer die Übersicht.
Beim Kundenportal erhalten Kundinnen und Kunden Zugang zu Deinem Papierkram-Account. Darüber kannst Du Rechnungen ganz einfach versenden, und Deine Kund:innen können sie direkt herunterladen. Außerdem steht eine Kommentarfunktion zur Verfügung, mit der Fragen zu Rechnungen gestellt oder Änderungswünsche diskutiert werden können. Lange Telefonate oder E-Mail-Korrespondenzen werden durch die Kommentarfunktion überflüssig.
Mit dem Kundenportal für Rechnungen wird die Kommunikation über Rechnungen durch die integrierte Kommentarfunktion deutlich komfortabler und wesentlich effektiver.
Das Kundenportal steht allen Nutzerinnen und Nutzern der Versionen Team und Business beim Abschluss einer Rechnung als Option neben den bisherigen Abschlussmöglichkeiten „Download“ und „per E-Mail“ zur Verfügung.
Jetzt testen und mit Papierkram voll durchstarten!
Foto: lookstudio on Freepik
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