Neues Feature: zusätzliche Anhänge versenden

18. März 2025

Viele Nutzer:innen haben es sich gewünscht, nun haben wir eine Funktion zu Papierkram hinzugefügt, mit der es möglich ist, eigene Anhänge zu Dokumenten zu versenden.

Es können so AGB oder andere nötige Informationen angehängt werden. Möglich sind PDF-Dokumente, Office-Formate, CSV- und Bilddateien.

Anhänge hochladen

Unter Einstellungen > Kommunikation können im Tab “Anhänge” PDF-Dokumente hochgeladen werden.

Die dort hinterlegten Dokumente können dann beim Abschließen von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen ausgewählt und mitgesendet werden.

Ein Dokument, das mit einer E-Mail aus dem Papierkram-Account heraus versendet werden soll, muss zuerst als Anhang hochgeladen und gespeichert werden.

E-Mails mit Zusatzanhängen verschicken

Beim Abschließen und Versenden eines Dokumentes können dann unter dem Textfeld über den "+"-Button die hinterlegten Dokumente ausgewählt und mit der jeweiligen E-Mail verschickt werden.

Standarddokumente definieren

Im Tab “E-Mails” können Standard-Anhänge definiert werden, die automatisch bei jeder versendeten E-Mail mitgesendet werden.

Standarddokumente müssen also nicht manuell beim Abschließen und Versenden ausgewählt werden, sie sind automatisch als Anhang bei der E-Mail dabei.

Standard-Anhänge je Dokumententyp

Die Standarddokumente müssen für jeden Dokumententyp, also für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen extra ausgewählt und gespeichert werden. Du kannst also für die unterschiedlichen Dokumentenarten unterschiedliche Standarddokumente definieren.

Darstellung in Historie und Postausgang

Unter jedem Dokument findet sich der Tab “Historie”. Hier siehst Du, wann und auch welchem Wege das Dokument versendet wurde und kannst auch sehen, welche zusätzlichen Anhänge mitgesendet wurden.

Die gleiche Ansicht findet sich auch im Postausgang. Hier kannst Du ebenfalls alle Anhänge einsehen.

Positionen duplizieren

Außer den zusätzlichen Anhängen haben wir eine weitere Funktion hinzugefügt. Ab sofort können Positionen in Angeboten und Rechnungen dupliziert werden.

Klicke dazu einfach auf die drei Punkte am rechten Rand der Position und anschließend auf "Position duplizieren".

Wenn Du schnell einzelne Positionen kopieren möchtest, dann geht das über diese neue Funktion mit nur zwei Klicks.

Zusätzliche Anhänge, Postausgang und Historie ab Paket M

Die zusätzlichen Anhänge, die Dokumentenhistorie und der Postausgang stehen allen Nutzer:innen ab Paket M ab sofort zur Verfügung.

Wenn Du noch eines der Pakete Free oder S verwendest, kannst Du mit einem Upgrade direkt zusätzliche Anhänge versenden.

Blogbeitrag verfasst von

Rainer Rapp

Portrait Autor