Aktuelles rund um Papierkram
24. Oktober 2024
Wie im letzten Blogartikel zum Thema E-Rechnungen erwähnt, kann Papierkram schon seit einigen Jahren E-Rechnungen erstellen. Das war bisher erst ab Paket S möglich, nun ist diese Funktion auch im Paket Free enthalten. Wie bisher kann im Paket S dabei auch der von Behörden geforderte, strenge “XRechnung”-Standard erfüllt werden.
Es steht nun in allen Paketen in der Rechnungsansicht ein Button „E-Rechnung“ zur Verfügung. Dieser Button befindet sich links neben dem PDF-Download, mit dem Du die PDF der Rechnung erzeugen kannst. Mit einem Klick kannst Du so eine E-Rechnungs-Datei herunterladen, die Du an Deine Rechnungsempfänger:innen weitergeben kannst (am besten per E-Mail).
Wenn unter Einstellungen > Dokumentenvorlagen > E-Rechnung/ZUGFeRD das Format „ZUGFeRD (PDF/A + XRechnung)“ ausgewählt ist, dann werden automatisch alle Rechnungen als ZUGFeRD-Dokumente erzeugt. Es werden also die erforderlichen Daten in maschinenlesbarer Form an das PDF angehängt.
Eine E-Rechnung, die den “XRechnung”-Standard erfüllen soll, benötigt deutlich mehr Informationen als eine einfache E-Rechnung an private Unternehmen, die nur die Anforderungen des UStG §14 (4) erfüllen muss. Dieses Format ist eigentlich nur notwendig, wenn Du Rechnungen an Behörden oder an manche Konzerne (wie die Deutsche Bahn) schreibst. Die erforderlichen Informationen werden Dir in der Regel vom Auftraggeber mitgeteilt.
Die zusätzlichen XRechnung-Felder findest Du - wie bisher - im Rechnungsentwurf unter der Positionstabelle im Tab „XRechnung“. Hier kannst Du die erforderlichen Daten in die jeweiligen Felder einfügen.
Diese Funktion ist erst ab Paket S enthalten. Wenn Du also diese Felder bei der Rechnungserstellung benötigst, weil Du Rechnungen an Behörden stellst, dann kannst Du diese ab Paket S befüllen
In allen Paketen können ab sofort E-Rechnungen empfangen, visualisiert und verarbeitet werden
Egal, ob Du eine E-Rechnung im PDF-Format mit angehängten XML-Daten (ZUGFeRD) oder eine XML-Datei erhältst, Du kannst die Datei ab sofort direkt als Beleganhang hochladen.
Klicke einfach auf das Anhang-Feld und wähle die Datei aus oder ziehe sie per Drag and Drop auf das Feld. Es werden alle Informationen ausgelesen und eine gut lesbare Zusammenfassung erzeugt.
Alle Informationen können dann mit einem Klick übernommen werden. Anschließend speicherst und verbuchst Du den Beleg wie gehabt.
Die Zusammenfassung der Daten kann jederzeit im Beleganhang gelesen oder als PDF heruntergeladen werden.
Solltest du eine vollständige Übernahme aller Rechnungsposten wünschen, kannst du die Datei auch zunächst in den Posteingang hochladen und von dort in einen Beleg überführen. Dann werden alle Rechnungsposten der E-Rechnung bereits angelegt
Diese Funktionen zum Empfang von E-Rechnungen ist in allen Paketen enthalten, auch im Paket Free kannst Du diese Funktion nutzen. Damit werden alle Anforderungen an die E-Rechnungspflicht in allen Paketen erfüllt.
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