27. Dezember 2024
Wenn Du als Unternehmer:in Rechnungen an Deine Kund:innen stellst, dann muss eine solche Rechnung bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllen. Dazu gehört unter anderem auch eine eindeutige Rechnungsnummer. Mit Papierkram kannst Du so eine Nummerierung nicht nur rechtssicher, sondern auch kinderleicht umsetzen – und Dir so jede Menge Zeit und Aufwand sparen.
In diesem Artikel erklären wir Dir genauer, warum Rechnungsnummern so wichtig sind, welche rechtlichen Anforderungen es gibt und wie Du mit einfachen Mitteln ein sauberes und gesetzeskonformes System für die Nummerierung erstellen kannst.
Eine Rechnungsnummer ist kurz gesagt eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die jeder ausgestellten Rechnung zugeordnet wird. Sie dient der Identifizierung und ist gesetzlich vorgeschrieben. Ohne eine ordnungsgemäße Rechnungsnummer kann die Rechnung nicht steuerlich anerkannt werden.
Rechnungsnummern sorgen für eine klare Zuordnung von Belegen und erleichtern die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt. Mit einer strukturierten Nummerierung sind Rechnungen einfacher identifizierbar. Das erleichtert die Steuerprüfung und verbessert die internen Prozesse in Deinem Unternehmen. Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern können außerdem zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Mit einem gut durchdachten und rechtskonformen Nummerierungssystem vermeidest Du also unnötigen Aufwand und Missverständnisse.
Damit Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen genügen und in der Buchhaltung problemlos verwendet werden können, gibt es klare Vorgaben, die jede Rechnungsnummer erfüllen muss.
Eine solche Vorgabe ist zum Beispiel, dass wirklich jede Rechnung eine Rechnungsnummer enthalten muss und dass diese Nummer nur einmal vergeben werden darf. Sie muss also eindeutig sein. Die Vorgaben zur Rechnungsnummer sind in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgehalten.
Im UStG heißt es, dass zur Nummerierung einer Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“ verwendet werden muss. Das bedeutet, dass die Nummer einer Rechnung immer höher sein muss, als die der vorherigen Rechnung.
Am einfachsten ließe sich das umsetzen, indem auf eine Rechnung mit der Nummer 1 eine Rechnung mit der Nummer 2 folgt. Dieses System kann leicht weitergeführt werden. Der Rechnungsnummer kann natürlich auch ein Präfix wie beispielsweise „R-“ vorangestellt werden.
Im vorherigen Satz ist dabei von „einer oder mehreren Zahlenreihen“ die Rede. Das heißt, dass auch andere Variationen eines Rechnungsnummernkreises möglich sind. So kann zum Beispiel das Jahr, der Monat oder der Tag mit in den Nummernkreis einfließen. Auch eine Rechnungsnummer mit Buchstaben ist möglich.
Um alle Rechnungsnummern eines Jahres zu kategorisieren, könnte also zum Beispiel das Jahr entsprechend abgebildet werden, indem man statt der Rechnungsnummer „R-42“ die Rechnungsnummer „R-2024-42“ vergibt. In diesem Fall kann man den Zähler am Jahreswechsel zurücksetzen und der ersten Rechnung im Jahr 2025 die Nummer „R-2025-1“ mit der Zahl 1 vergeben.
Eine Rechnung muss anhand der vergebenen Rechnungsnummer zudem eindeutig identifizierbar sein, so verlangt es das Finanzamt. Die Eindeutigkeit garantiert, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.
Wenn Du für die Vergabe der Rechnungsnummern eine Software verwendest, ist es relativ einfach, diese Vorgabe einzuhalten. In Papierkram beispielsweise ist es gar nicht möglich, doppelte Nummern zu vergeben (dazu später mehr).
Die Regelung im Umsatzsteuergesetz lässt viel Platz für kreative Rechnungsnummernkreise. Schließlich wird darin nur festgelegt, dass die Nummer fortlaufend und eindeutig sein muss. Trotzdem solltest Du es auf jeden Fall vermeiden, die Nummern zu kompliziert zu gestalten.
Zum einen ersparst Du Dir so Nachfragen vom Finanzamt, falls dort Mitarbeitende Dein Nummernkreissystem nicht sofort verstehen; zum anderen behältst Du mit einem einfach gehaltenen Rechnungsnummernkreis selbst leichter den Überblick über die vergebenen Nummern und die dazugehörigen Rechnungen. Wenn Du genauer wissen willst, wie Du Rechnungsnummern optimal einsetzt, findest Du auf unserem Blog noch zusätzlich vier praktische Tipps zur Verwendung von Rechnungsnummern.
Fehler können passieren – vor allem bei der Erstellung von Rechnungsnummern. Damit Du direkt weißt, was Du in so einem Fall tun kannst, zeigen wir Dir hier noch ein paar häufige Fehler und wie Du diese im Handumdrehen lösen kannst.
Bei Fehlern wie doppelt vergebenen Nummern sollte die Rechnung storniert und mit einer korrigierten Nummer neu ausgestellt werden.
Papierkram erleichtert Dir diesen Prozess: Wenn Du eine Rechnung stornierst, wird automatisch eine Stornorechnung erstellt, die dieselbe Rechnungsnummer wie die stornierte Rechnung plus das Suffix „-S“ bekommt. So ist die komplette Rechnungshistorie automatisch übersichtlich und Fehlerlos aufbereitet. Außerdem ist es mit Papierkram ausgeschlossen, dass Du versehentlich doppelte Nummern vergibst. Die Nummern werden immer automatisch vergeben und automatisch hochgezählt.
Eine Rechnung ohne Nummer entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben und wird steuerlich nicht anerkannt. Solltest Du also eine Rechnung ohne Rechnungsnummer verschickt haben, bedeutet das zusätzlichen Mehraufwand für die Stornierung und Neuausstellung der Rechnung. Um solche Fehler von vornherein zu vermeiden, prüft unsere Software, wenn Du mit Papierkram arbeitest, automatisch, ob alle Rechnungen korrekt nummeriert sind.
Doppelte Rechnungsnummern führen zu Verwirrung und können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Hast Du eine Rechnungsnummer doppelt vergeben, musst Du Deine Rechnung korrigieren.
Noch einfacher hast Du es mit Papierkram: Unsere Software ist so programmiert, dass sie bei der Rechnungsstellung gar keine doppelte Vergabe zulässt. Beim Einrichten des Rechnungsnummernkreises weisen wir Dich beispielsweise darauf hin, wenn eine Konstellation der verschiedenen Variablen zu doppelten Nummern führen würde. Diese Konstellationen können dann gar nicht erst gespeichert werden. Außerdem bekommst Du Lösungen zur Anpassung des Nummernkreises angezeigt.
In bestimmten Fällen, wie bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, sind Rechnungsnummern nicht zwingend erforderlich. Dennoch ist es auch hier sinnvoll, eine Nummer zu vergeben, um die interne Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Gerade bei einer Vielzahl von kleinen Rechnungen kann ein Nummerierungssystem helfen, den Überblick zu behalten und auf Rückfragen von Kund:innen oder vom Finanzamt schneller reagieren zu können.
Rechnungsnummern und Belegnummern werden oft verwechselt, spielen jedoch unterschiedliche Rollen in der Buchhaltung. Die Rechnungsnummer ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Element, das der eindeutigen Identifikation einer Rechnung dient und vom Finanzamt als Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung verlangt wird.
Die Belegnummer hingegen wird im Unternehmen primär für interne Buchhaltungszwecke genutzt. Sie dient dazu, Belege wie Quittungen, Buchungen oder andere Dokumente innerhalb eines Unternehmens systematisch zu erfassen und zuzuordnen.
Einfach erklärt: Rechnungsnummern lieben das Finanzamt – Belegnummern bleiben im Unternehmen.
Eine sorgfältige Rechnungsprüfung stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und keine Fehler auftreten, die zu Problemen mit dem Finanzamt oder internen Abläufen führen können.
Wenn Du als Rechnungssteller:in eine Leistung abrechnest, ist die korrekte Vergabe einer Rechnungsnummer ein absolutes Muss – insbesondere, wenn Deine Kund:innen den Vorsteuerabzug geltend machen möchten. Fehlt die Rechnungsnummer, könnten Deine Kund:innen Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommen und womöglich die Zahlung verzögern, bis eine korrekte Rechnung vorliegt.
Damit das nicht passiert, solltest Du immer sicherstellen, dass Deine Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten und die Rechnungsprüfung beim Eingang ins Postfach der Empfänger:innen bestehen.
Bist du selbst Rechnungsempfänger:in und entdeckst bei der Rechnungsprüfung eine Eingangsrechnung ohne Rechnungsnummer, dann solltest Du Dich direkt an die Person wenden, von der Du die Rechnung erhalten hast und um eine Korrektur bitten. Denn sonst kannst auch Du Deinen Vorsteuerabzug nicht geltend machen.
Insgesamt spart eine klare Rechnungsnummer also Nerven, Zeit und Ärger – vor allem mit dem Finanzamt. Papierkram macht die Vergabe von Rechnungsnummern dabei nicht nur einfach, sondern auch sicher. Unter „Einstellungen > Nummernkreise“ kannst Du individuelle Nummernkreise definieren, die Deinen spezifischen Anforderungen entsprechen.
Egal, ob Du einfache fortlaufende Nummern oder komplexe Kombinationen mit Jahres- und Monatsangaben verwenden möchtest – die Software passt sich Deinen Bedürfnissen an. Zusätzlich sorgt Papierkram dafür, dass keine doppelten Nummern vergeben werden und prüfen automatisch die Plausibilität des gewählten Systems. So kannst Du sicher sein, dass jede Rechnung gesetzeskonform und perfekt organisiert ist.
Ausführliche Informationen dazu, wie Du in Papierkram Rechnungen erstellen kannst, findest Du auch in unserem Hilfe-Center.
Wir bekommen im Support häufig Fragen zu rechnungsnummern gestellt. Die häufigsten Fragen beantworten wir in diesem Abschnitt.
Eine Rechnungsnummer setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen, die Du individuell anpassen kannst. Typischerweise beginnt sie mit einem Präfix (z. B. „R“ für Rechnung), gefolgt von einer fortlaufenden Zahl. Optional können Jahreszahlen, Monatsangaben oder andere Identifikatoren wie Kundennummern eingefügt werden. Ein Beispiel: „R-2023-001".
Ja, laut § 14 Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungsnummern fortlaufend vergeben werden. Das bedeutet, jede neue Rechnung muss eine höhere Nummer als die vorherige haben, um eine eindeutige Identifikation sicherzustellen. Dieses Prinzip sorgt für Ordnung und Transparenz in der Buchhaltung.
Die gängigste Abkürzung für Rechnungsnummer ist „RNr.“ oder einfach „ReNr.“. Diese Abkürzungen sind weit verbreitet und leicht verständlich. In der Praxis kannst Du sie flexibel einsetzen, solange die Nummer eindeutig bleibt.
Rechnungsnummern sind auch für Kleinunternehmer:innen Pflicht, wenn diese Rechnungen ausstellen. Nach § 14 UStG müssen alle Rechnungen eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer enthalten, unabhängig davon, ob der:die Aussteller:in Kleinunternehmer:in ist. Eine Ausnahme gibt es bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro – hier ist es nicht zwingend, aber trotzdem sinnvoll, eine Nummer zu nutzen, um den Überblick zu behalten.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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