19. März 2025
Wenn Du ein Unternehmen führst oder selbstständig bist, kommst Du an der Umsatzsteuer nicht vorbei. Wann und wie Du sie abführen musst, hängt jedoch von der gewählten Methode ab: Sollversteuerung oder Istversteuerung. Welche Versteuerungsart für Dich die richtige ist, richtet sich nach Deiner Unternehmensstruktur, Deinen Kund:innen und Deinem Cashflow.
In diesem Artikel erfährst Du die Bedeutung von Sollversteuerung und Istversteuerung, den Unterschied zwischen beiden Methoden und welche sich für Dich am besten eignet.
Als Unternehmer:in oder Selbstständige:r musst Du entscheiden, wie Du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst: nach der Sollversteuerung oder der Istversteuerung. Der Unterschied zwischen Soll- und Istversteuerung liegt vor allem im Zeitpunkt der Steuerzahlung. Bei der Sollversteuerung muss die Umsatzsteuer bereits mit der Rechnungsstellung gezahlt werden, während sie bei der Istversteuerung erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang fällig wird.
Die Sollversteuerung ist die Standardmethode zur Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt. Sie ist für buchführungspflichtige Unternehmen (z. B. GmbHs, AGs) und Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro verpflichtend. Dabei musst Du die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, sobald Du eine Rechnung ausstellst – unabhängig davon, ob Dein:e Kund:in schon gezahlt hat.
Beispiel: Du hast ein Unternehmen und erbringst eine Dienstleistung im März. Am 15. März schickst Du eine Rechnung über 1.000 Euro netto plus 190 Euro Umsatzsteuer an Deine:n Kund:in. Diese:r zahlt aber erst im Juni. Trotzdem musst Du die 190 Euro Umsatzsteuer bereits im April ans Finanzamt überweisen, weil die Steuerpflicht mit der Rechnungsstellung und nicht mit dem Zahlungseingang entsteht. Das Finanzamt verlangt die Steuerabgabe immer im Folgemonat, daher muss die Umsatzsteuer für März bis zum 10. April gezahlt werden.
Wenn Kund:innen nicht oder erst spät zahlen, musst Du die Umsatzsteuer trotzdem abführen – selbst wenn das Geld noch nicht eingegangen ist.
Die Istversteuerung ist vor allem für Selbstständige, Freiberufler:innen und kleine Unternehmen eine attraktive Option, da sie die Umsatzsteuer erst nach tatsächlichem Zahlungseingang ans Finanzamt abführen müssen. Damit Du diese Methode nutzen kannst, darf Dein Jahresumsatz 800.000 Euro nicht überschreiten und Dein Unternehmen muss von der Buchführungspflicht befreit sein.
Der große Vorteil der Istversteuerung liegt darin, dass Du keine Steuer für offene Rechnungen vorstrecken musst. Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn Dein:e Kund:in die Rechnung tatsächlich bezahlt hat.
Beispiel: Du bist Freelancer:in und schickst am 1. März eine Rechnung über 1.000 Euro netto + 190 Euro Umsatzsteuer. Dein:e Kund:in zahlt aber erst am 15. Juni. Mit der Istversteuerung wird die Umsatzsteuer erst im Juli fällig, da die Zahlung im Juni eingegangen ist. Genau wie bei der Sollversteuerung wird die Umsatzsteuer erst im Folgemonat fällig.
Die Wahl zwischen Soll- und Istversteuerung beeinflusst Deine Liquidität, Dein finanzielles Risiko und den Verwaltungsaufwand. Während größere Unternehmen mit stabilen Einnahmen meist zur Sollversteuerung verpflichtet sind, profitieren viele kleinere Unternehmen und Selbstständige von der Istversteuerung, da sie die Steuer erst nach Zahlungseingang abführen müssen.
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:
Nicht jede Versteuerungsmethode eignet sich für jedes Unternehmen. Welche die beste Wahl für Dich ist, hängt von Faktoren wie Deiner Unternehmensgröße, Deinem Cashflow und Deinen Kund:innen ab. Doch welche Methode bringt welche Vorteile – und für wen?
Hier bekommst Du eine Übersicht der wichtigsten Zielgruppen und erfährst, welche Versteuerungsmethode am besten zu Deinem Geschäft passt.
Typische Situation: Du hast ein kleines Unternehmen und einen Jahresumsatz unter 800.000 Euro, bist eventuell noch von der Buchführungspflicht befreit und nutzt die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
Die Istversteuerung ist die bessere Wahl, weil die Umsatzsteuer erst abgeführt werden muss, wenn das Geld tatsächlich auf Deinem Konto eingeht. Das ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit kleinem Budget.
Die Sollversteuerung kann sinnvoll sein, wenn Dein Unternehmen schnell wächst und Du regelmäßig hohe Rechnungen stellst. Damit werden Umsätze steuerlich früher erfasst, was unter bestimmten Umständen vorteilhaft sein kann.
Wichtig: Wenn Du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, gelten spezielle Rechnungsanforderungen. Mehr dazu erfährst Du in unserem Artikel Kleinunternehmer-Rechnung.
Typische Situation: Du bist Freiberufler:in – zum Beispiel Designer:in, Berater:in oder Texter:in – und hast häufig Kund:innen mit langen Zahlungsfristen von 30, 60 oder 90 Tagen.
Die Istversteuerung ist oft sinnvoll, weil die Umsatzsteuer erst dann ans Finanzamt überwiesen werden muss, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt wurde. Das sorgt besonders bei langen Zahlungsfristen für mehr finanzielle Flexibilität.
Falls Du eher mit großen Organisationen arbeitest, die ihre Rechnungen immer pünktlich zahlen, könnte die Sollversteuerung Vorteile bei der Steuerplanung bringen.
Typische Situation: Dein Unternehmen überschreitet die 800.000 Euro Umsatzgrenze, hat feste Kund:innen, regelmäßige Zahlungseingänge und muss eine doppelte Buchführung führen.
Die Sollversteuerung ist in diesem Fall verpflichtend, da die Umsatzsteuer bereits mit Rechnungsstellung fällig wird.
Fazit: Für größere Betriebe ist die Sollversteuerung Pflicht, während kleine Betriebe und Freelancer:innen mit der Istversteuerung flexibler sind.
Die Wahl der Besteuerung ist nicht nur eine Frage der Finanzplanung, sondern unterliegt auch gesetzlichen Vorgaben. Doch welche Gesetze regeln das genau und wie kannst Du die Istversteuerung beantragen oder zwischen den Methoden wechseln?
Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen zur Umsatzsteuer und den Versteuerungsmethoden findest Du im Umsatzsteuergesetz (UStG):
§ 16 UStG – Entstehung der Steuer
Regelt, dass die Umsatzsteuer grundsätzlich mit der Rechnungsstellung fällig wird (Sollversteuerung).
§ 20 UStG – Istversteuerung
Erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen die Istversteuerung, sodass die Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang abgeführt werden muss.
§ 19 UStG – Kleinunternehmerregelung
Wenn Dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt, kannst Du die Kleinunternehmerregelung nutzen und wirst komplett von der Umsatzsteuer befreit – dann stellt sich die Frage nach Soll- oder Istversteuerung gar nicht.
Ein Wechsel zwischen Soll- und Istversteuerung kann sinnvoll sein, wenn sich Deine Umsätze, Deine Kundenstruktur oder Dein Cashflow verändern.
Gründe für einen Wechsel zur Istversteuerung:
Gründe für einen Wechsel zur Sollversteuerung:
So wechselst Du von der Soll- zur Istversteuerung (oder umgekehrt):
Wenn sich Deine geschäftliche Situation ändert, kannst Du unter bestimmten Voraussetzungen zwischen Soll- und Istversteuerung wechseln. Dafür musst Du einen Antrag beim Finanzamt stellen.
Ein Wechsel ist in der Regel nur zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres möglich. Falls Dein Umsatz die 800.000-Euro-Grenze überschreitet, musst Du automatisch zur Sollversteuerung wechseln.
Die Istversteuerung kann für viele Selbstständige und kleine Unternehmen eine enorme Erleichterung sein. Doch wie setzt man das Ganze in der Praxis um, ohne sich in endlosen Tabellen und manueller Buchhaltung zu verlieren? Genau hier kommt Papierkram ins Spiel – unsere intuitive Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Istverteuerung ausgelegt ist.
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Die Wahl zwischen Soll- und Istversteuerung beeinflusst, wann die Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt wird und kann sich direkt auf Deine Liquidität und Deinen Verwaltungsaufwand auswirken. Während größere Unternehmen an die Sollversteuerung gebunden sind, haben kleinere Betriebe und Selbstständige oft die Möglichkeit, die für sie passende Methode zu wählen.
Wichtig ist, dass Du Deine Buchhaltung im Blick behältst und die gesetzlichen Vorgaben einhältst. Mit einer klaren Struktur und einer effizienten Organisation lassen sich unnötige Steuerlasten oder finanzielle Engpässe vermeiden. Wenn Du Deine Prozesse mit einer Buchhaltungssoftware wie Papierkram richtig aufsetzt, sparst Du Zeit, minimierst Fehler und schaffst mehr finanzielle Planungssicherheit.
Der Unterschied zwischen Soll- und Istversteuerung liegt im Zeitpunkt, zu dem die Steuerzahlung gegenüber dem Finanzamt fällig wird. Bei der Sollversteuerung musst Du die Umsatzsteuer direkt bei Rechnungsstellung ans Finanzamt abführen – unabhängig davon, wann Deine Kund:innen zahlen. Bei der Istversteuerung wird die Steuer erst fällig, wenn das Geld tatsächlich auf Deinem Konto eingeht.
Die Istversteuerung (auch Ist-Versteuerung oder Ist-Besteuerung) darfst Du nutzen, wenn Dein Unternehmen einen Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat und nicht buchführungspflichtig ist. Besonders Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen und Solo-Selbstständige profitieren von dieser Methode, weil sie die Liquidität schont. Du musst die Istversteuerung formlos beim Finanzamt beantragen, entweder direkt bei der Unternehmensgründung oder später durch einen Antrag.
Eine Umstellung auf die Sollversteuerung (auch Soll-Versteuerung) ist verpflichtend, wenn Dein Jahresumsatz über 800.000 Euro steigt oder Dein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet wird – etwa bei einer GmbH oder AG. In diesem Fall musst Du die Umsatzsteuer ab dem folgenden Jahr nach der Sollversteuerung abführen, ohne dass Du einen Antrag stellen musst.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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