31. März 2025
XRechnung oder E-Rechnung? Die Begriffe klingen ähnlich, bezeichnen aber unterschiedliche Dinge. Gerade wenn es um digitale Rechnungen geht, kommt es schnell zu Verwechslungen. Doch der Unterschied ist wichtig – vor allem, wenn Deine Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen sollen.
In diesem Artikel erfährst Du, was genau eine E-Rechnung ist, wie sich die XRechnung davon abgrenzt und wann welche Variante für Dich relevant ist. Wir erklären Dir die wichtigsten Merkmale beider Formate und zeigen anhand praktischer Beispiele, worauf Du jetzt achten solltest.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ziel dieser Regelung ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, effizienter zu gestalten und die Transparenz im Steuerwesen zu erhöhen.
Doch nicht jede digitale Rechnung zählt als E-Rechnung. Eine einfache PDF per E-Mail reicht nicht aus. Stattdessen müssen strukturierte und maschinenlesbare Formate genutzt werden.
Wenn Dein Unternehmen nicht in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen, kann das ernste Konsequenzen haben. Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen dürfen Dir E-Rechnungen in einem standardisierten Format schicken und Du musst sie empfangen und verarbeiten können. Wenn Dein Unternehmen diese Formate nicht empfangen oder verarbeiten kann, werden Rechnungen möglicherweise nicht zugestellt – und Zahlungen können sich verzögern oder gar nicht erst erfolgen. Zudem riskierst Du, dass Rechnungen steuerlich nicht anerkannt werden, was finanzielle Nachteile und im schlimmsten Fall Bußgelder oder Probleme mit dem Finanzamt nach sich ziehen kann.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die speziell für den elektronischen Austausch entwickelt wurde.
Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen. Das bekannteste Format für E-Rechnungen in Deutschland ist die XRechnung, die besonders für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen vorgeschrieben ist. Ein weiteres häufig genutztes Format ist ZUGFeRD, ein sogenanntes “hybrides” Format, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Elemente kombiniert.
Lesetipp: Erfahre Schritt für Schritt, wie Du eine E-Rechnung erstellst und empfängst.
Der Unterschied liegt in der Struktur der Daten. Eine PDF-Datei ist lediglich ein Abbild einer Rechnung, das zwar visuell lesbar ist, aber keine strukturierte Datenbasis für eine automatisierte Verarbeitung bietet.
E-Rechnungen hingegen enthalten alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten XML-Format. Dadurch können sie von Buchhaltungs- und Steuerprogrammen direkt ausgelesen, verarbeitet und ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die Einhaltung steuerlicher Vorgaben.
Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht in Deutschland basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den elektronischen Rechnungsverkehr im öffentlichen Auftragswesen regelt. In Deutschland wurde sie durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt.
Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das betrifft nicht nur Geschäftspartner:innen der öffentlichen Verwaltung, sondern den gesamten B2B-Bereich. Ab 2027 sind große Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auch zu versenden. Ab 2028 betrifft diese Pflicht alle Unternehmen – ausgenommen sind lediglich Kleinunternehmer:innen.
Einige wichtige Punkte zur gesetzlichen Pflicht:
Die XRechnung ist ein standardisiertes Rechnungsformat, das speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Sie basiert auf einem rein strukturierten XML-Format, das maschinenlesbar ist und somit eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Im Gegensatz zu einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, die sowohl menschen- als auch maschinenlesbare Elemente enthält, besteht die XRechnung ausschließlich aus strukturierten Daten. Dadurch können Behörden Rechnungen schnell und fehlerfrei weiterverarbeiten – ohne manuelle Eingriffe oder Medienbrüche.
Die automatisierte Rechnungsprüfung sorgt für mehr Effizienz, reduziert Fehler und trägt dazu bei, Steuerbetrug zu vermeiden. Deshalb gilt seit dem 27. November 2020 eine klare Regel: Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggeber:innen zusammenarbeiten, müssen ihre Rechnungen im XRechnung-Format oder in einem gleichwertigen, maschinenlesbaren Format einreichen.
Das bedeutet konkret:
Solltest Du eine Rechnung an eine Behörde senden und das falsche Format verwenden, kann sie abgelehnt werden – was zu Zahlungsverzögerungen oder sogar Vertragsproblemen führen kann.
Die XRechnung basiert auf dem XML-Standard, der von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt wurde. Um eine gültige XRechnung zu erstellen, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:
Während die Umstellung auf die XRechnung zunächst technisch anspruchsvoll erscheinen mag, bietet sie langfristig mehr Effizienz und weniger Verwaltungsaufwand.
Tipp: Du möchtest schnell prüfen, ob Deine Rechnung die Anforderungen erfüllt? Mit unserem kostenlosen E-Rechnung-Viewer kannst Du sofort testen, ob Deine XML-Datei dem strengen XRechnungs-Standard entspricht.
Während die E-Rechnung ein allgemeiner Begriff für eine elektronische Rechnung ist, handelt es sich bei der XRechnung um ein spezifisches Format, das für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Deutschland vorgeschrieben ist.
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Rechnungsarten auf:
| Kriterium | E-Rechnung | XRechnung |
|---|---|---|
| Technisches Format | Kann verschiedene Formate umfassen, z. B. XML oder ZUGFeRD | Benötigt mehr Informationen in den BT-Feldern, bspw. eine Leitweg-ID |
| Pflichtangaben | Muss alle steuerlichen Pflichtangaben enthalten, kann aber auch ein menschenlesbares PDF enthalten | Strukturiertes XML-Format; enthält Pflichtfelder wie Leitweg-ID |
| Anwendungsbereich | Wird im allgemeinen Geschäftsverkehr genutzt (B2B) | Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen (B2G) |
| Gesetzliche Vorgaben | EU-Richtlinie 2014/55/EU, E-Rechnungsverordnung | E-Rechnungsverordnung plus spezifische Vorgaben für den öffentlichen Sektor |
| E-Rechnung Beispiel | Unternehmen stellt eine Rechnung im XML- oder ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebettetem XML) aus | Lieferant:in sendet eine Rechnung an eine Behörde im XRechnungs-Format über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) |
| Beispielunternehmen für die Nutzung | Mittelständische Unternehmen, Selbstständige, Freelancer:innen, die B2B-Rechnungen ausstellen | Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggeber:innen wie Ministerien oder Städten zusammenarbeiten |
Neben der XRechnung, die speziell für den Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung vorgeschrieben ist, gibt es weitere E-Rechnungsformate, die vor allem im B2B-Bereich genutzt werden. Die bekanntesten sind ZUGFeRD und Factur-X.
ZUGFeRD – flexibel für B2B und B2G
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde speziell entwickelt, um den digitalen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden zu vereinfachen. Es ermöglicht, dass die Rechnung sowohl automatisch verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden kann.
Vorteile von ZUGFeRD:
Factur-X basiert auf denselben technischen Grundlagen wie ZUGFeRD und ist in vielen europäischen Ländern verbreitet. Es kombiniert ebenfalls eine PDF mit eingebetteten XML-Daten und ermöglicht eine strukturierte Rechnungsverarbeitung. Besonders in Frankreich ist Factur-X ein anerkannter Standard für elektronische Rechnungen.
Technisch gibt es kaum Unterschiede zwischen Factur-X und ZUGFeRD, weshalb beide Formate kompatibel sind. Unternehmen, die international agieren, können mit Factur-X sicherstellen, dass ihre Rechnungen in verschiedenen EU-Ländern akzeptiert werden.
Die Wahl des richtigen E-Rechnungsformats hängt davon ab, in welchem Bereich Dein Unternehmen tätig ist. Während die XRechnung für Geschäfte mit der öffentlichen Verwaltung vorgeschrieben ist, können sich Unternehmen im B2B-Bereich zwischen verschiedenen Formaten entscheiden.
Wenn Du als Freiberufler:in oder Kleinunternehmer:in tätig bist, gelten für Dich grundsätzlich die gleichen Anforderungen wie für größere Unternehmen. Du musst E-Rechnungen empfangen können. Auch wenn Du selbst Rechnungen verschickst, solltest Du darauf achten, dass Dein Format den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Dienstleister:innen spielt die Wahl des richtigen E-Rechnungsformats eine entscheidende Rolle. Während einige Geschäftspartner:innen eine lesbare Rechnung bevorzugen, setzen andere auf eine vollständig maschinenlesbare Verarbeitung. Je nach Bedarf kommen unterschiedliche Formate infrage:
Wenn Du Rechnungen an Behörden, Ministerien oder öffentliche Institutionen stellst, ist das Format klar vorgegeben: XRechnung ist verpflichtend.
Mit Papierkram kannst Du E-Rechnungen, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen ganz einfach erstellen, ohne Dich mit komplizierten XML-Formaten oder Konvertierungstools auseinandersetzen zu müssen. Unsere Software nimmt Dir den gesamten technischen Aufwand ab und sorgt dafür, dass Deine Rechnungen rechtskonform und effizient sind.
Egal, ob Deine Kund:innen eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format bevorzugen oder Du eine XRechnung für öffentliche Auftraggeber:innen benötigst – Papierkram erkennt automatisch, welches Format erforderlich ist, und erstellt die Rechnung entsprechend. Manuelle Anpassungen sind nicht notwendig.
Papierkram ist mehr als nur eine Rechnungssoftware – es ist eine komplette Buchhaltungslösung, die Dir die Arbeit erleichtert.
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Der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung liegt im technischen Format und dem Anwendungsbereich. Eine XRechnung benötigt mehr Informationen als eine E-Rechnung, bspw. eine Leitweg-ID. XRechnungen werden bei der Rechnungsstellung an Behörden benötigt. Unternehmen besitzen keine Leitweg-ID. Die E-Rechnung ist ein Oberbegriff für alle Rechnungen, die in einem maschinell auswertbaren Format vorliegen, dazu gehören XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X.
Eine E-Rechnung – häufig auch E-Invoicing genannt – ist eine Rechnung, die den gesetzlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht und in einem strukturierten, digitalen Format vorliegt. Sie kann automatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden. Eine herkömmliche Rechnung (z. B. als PDF oder auf Papier) enthält zwar alle notwendigen Angaben, ist aber nicht für die automatische Weiterverarbeitung optimiert. Eine einfache PDF-Datei zählt daher nicht als E-Rechnung.
Eine XRechnung erkennst Du daran, dass sie ausschließlich in einer XML-Datei vorliegt und keine klassische PDF enthält. Zudem enthält sie eine Leitweg-ID, die für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen erforderlich ist. Da XRechnungen nicht von Menschen lesbar sind, können sie nur mit speziellen Programmen geöffnet oder automatisch verarbeitet werden.
Nein, um eine E-Rechnung erstellen zu können, benötugst Du eine entsprechende Rechnungssoftware, bspw. Papierkram. Eine einfache Umwandlung einer PDF ist nicht möglich.
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