Aktuelles rund um Papierkram
03. Juni 2019
Als Unternehmer schreibst Du üblicherweise Rechnungen an Deine Kunden und erhältst so Geld für Deine geleistete Arbeit. Eine Rechnung enthält dabei ein Zahlungsziel, das Du frei wählen kannst. In Papierkram kannst Du mehrere Zahlungsziele hinterlegen, die Du bei der Rechnungserstellung auswählen und so für unterschiedliche Rechnungen unterschiedliche Zahlungsziele festlegen kannst. So kannst Du beispielsweise in der einen Rechnung für Kunde A ein Zahlungsziel von zwei Wochen festlegen, während Du Kunde B mehr Zeit zur Begleichung der Rechnung lässt und ein Zahlungsziel von vier Wochen in die Zahlungsbedingungen der Rechnung einsetzt.
Im Idealfall wird die Rechnung innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. Du kennzeichnest die Rechnung als bezahlt und die Buchung wandert in die EÜR und die UStVA. Was tun, wenn der Kunde nicht innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt?
Wenn der Kunde nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt, wirst Du nach einigen Tagen eine freundliche Erinnerung senden. Hörst Du nach der Erinnerung immer noch nichts und es ist auch keine Überweisung eingegangen, dann solltest Du ein Mahnverfahren einleiten. Papierkram macht es Dir an dieser Stelle sehr einfach. Mit nur einem Klick kannst Du aus einer unbezahlten Rechnung eine Mahnung generieren.
Eine Mahnung erstellen in Papierkram
Was passiert aber, wenn Du vergisst, den Kunden zu erinnern und zu mahnen und erst nach geraumer Zeit bemerkst, dass die Rechnung noch immer unbezahlt ist? Wie lange nach der Rechnungserstellung kannst Du den Rechnungsbetrag noch einfordern? Gibt es eine Verjährungsfrist für Rechnungen? Sind Rechnungen nur befristet gültig?
Es gibt eine Verjährungsfrist für Rechnungen. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist geregelt, wann eine Rechnung verjährt. Gemäß § 195 BGB beträgt die Verjährungsfrist regelmäßig drei Jahre. Das bedeutet, im häufigsten Fall verjähren Rechnungen nach drei Jahren. Wenn dieser Fall eintritt, hast Du keine Möglichkeit mehr, das Geld einzuklagen.
Die Frist von drei Jahren beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Es ist also unerheblich, ob die Rechnung im Februar 2018 oder im Oktober 2018 fällig war. In beiden Fällen beginnt die dreijährige Verjährungsfrist am 31.Dezember 2018 und endet demnach am 31. Dezember 2021.
Auch, wenn Du dem Kunden Zahlungserinnerungen und anschließend Mahnungen schickst, ändern diese Dokumente nichts an der dreijährigen Verjährungsfrist. Wenn der Kunde nicht auf Mahnungen reagiert, verjährt die Rechnung trotzdem nach drei Jahren und der Kunde muss sie nicht mehr bezahlen.
Du hast rechtzeitig erkannt, dass die Rechnung noch unbezahlt ist, hast den Kunden an die noch offene Rechnung erinnert und anschließend Mahnungen versendet, die allerdings nicht dazu geführt haben, dass die Rechnung ausgeglichen wurde, welche Möglichkeit bleibt Dir dann noch?
In diesem Fall ist die einzige Lösung, mit der Du die Verjährung einer Rechnung aufheben kannst, ein gerichtliches Mahnverfahren. Alle anderen Maßnahmen, beispielsweise auch die Beauftragung eines Inkassounternehmens führen nicht dazu, dass die Verjährungsfrist verlängert wird.
In den meisten Fällen wird ein säumiger Kunde schon vorher einlenken, wenn Du nach erfolglosem Mahnverfahren weitere rechtliche Schritte androhst. In jedem Fall solltest Du die Hilfe eines Rechtsanwalts in Anspruch nehmen, wenn es sich abzeichnet, dass ein Kunde auch nach mehreren Erinnerungen und Mahnungen offene Rechnungen nicht begleichen möchte.
Papierkram macht es Dir einfach, überfällige Rechnungen im Blick zu behalten. Der Rechnungsstatus einer Rechnung (unbezahlt, bezahlt oder gemahnt) wird immer prominent und farbig unterlegt in der Rechnungsliste angezeigt, so dass Dir eine noch unbezahlte Rechnung nicht entgeht. Ist eine Rechnung überfällig, wurde sie also nicht in der in der Rechnung festgelegten Frist beglichen, dann blendet Papierkram automatisch eine Warnung über der Rechnungsliste ein, in der unübersichtlich darauf hingewiesen wird, dass überfällige Rechnungen existieren und dass Du den Kunden erinnern oder ihm eine Mahnung zukommen lassen solltest.
Hinweis in Papierkram, dass überfällige Rechnungen existieren
Wurde zu einer Rechnung eine Mahnung erstellt, bekommt sie den Status „gemahnt“. Du kannst die Rechnungen in der Übersichtsliste nach ihrem Status filtern. Gemahnte Rechnungen bleiben ganz einfach immer im Blick, so dass Du nicht in die Situation kommen kannst, dass Dir eine Rechnung entgleitet und Dein Anspruch auf den Rechnungsbetrag verjährt.
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