Aktuelles rund um Papierkram
19. September 2018
Als Unternehmer bist Du darauf angewiesen, dass Deine Kunden die an sie gestellten Rechnungen begleichen. Im Idealfall überweist der Kunde die Rechnung sofort nach Erhalt, dieser dürfte aber in der Realität eher selten eintreffen. Um Deinem Kunden zu signalisieren, ab wann er in Zahlungsverzug gerät und damit Du weißt, wann Du mit dem Geld rechnen kannst, solltest Du immer eine Zahlungsfrist auf Deinen Rechnungen angeben.
Wenn Du keine Zahlungsfrist angibst, gilt die im BGB geregelte gesetzliche Zahlungsfrist. Diese beträgt 30 Tage. Prinzipiell sind Rechnungen zwar sofort fällig, dem Rechnungsempfänger wird jedoch vom Gesetzgeber eine Frist von 30 Tagen eingeräumt, die Rechnung zu begleichen. Das bedeutet, ist keine Zahlungsfrist angegeben, dann befindet sich der Rechnungsempfänger erst nach 30 Tagen in Zahlungsverzug.
Du solltest immer ein Zahlungsziel angeben. Mit einem klar definierten Datum, zu dem die Rechnung beglichen sein soll, weiß der Rechnungsempfänger, bis wann Du spätestens mit dem in Rechnung gestellten Geld rechnest.
In Papierkram kannst Du voreingestellte Zahlungsfristen bei der Erstellung einer Rechnung verwenden oder ein benutzerdefiniertes Zahlungsziel angeben. Das Zahlungsziel kann also für jede Rechnung individuell angegeben werden.
Unter Einstellungen > Zahlungsbedingungen kannst Du verschiedene Zahlungsziele anlegen und Standard-Zahlungsziel und-Mahnfrist angeben.
In einem Rechnungsentwurf wählst Du dann mittels des Dropdownfeldes "Zahlungsfrist" zwischen den definierten Zahlungszielen aus. Die Vorauswahl ist immer das Standard-Zahlungsziel.
Außerdem hast Du hier die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Zahlungsfrist anzugeben, falls Du bspw. einem Kunden eine etwas längere Frist gewähren möchtest. Das System übernimmt die Angabe automatisch in das Freitextfeld „Zahlungsaufforderung“, solange dort der Platzhalter {{rechnung.zahlungsfrist}} enthalten ist, der beim Abschließen der Rechnung mit dem ausgewählten Wert ersetzt wird.
Die Frist beginnt zu dem Datum, zu dem der Rechnungsempfänger die Rechnung erhalten hat. Bei postalisch versendeten Briefen wird dabei üblicherweise von einer Zustellzeit von drei Tagen ausgegangen. Heutzutage werden allerdings die meisten Rechnungen per E-Mail versendet. Das bedeutet, dass der Kunde Deine Rechnung direkt zugestellt bekommt, nachdem Du die Mail abgeschickt hast.
In Papierkram beginnt die Zahlungsfrist daher ab dem Moment, an dem die Rechnung abgeschlossen wurde. Wenn Du Rechnungen direkt über das System versendest, wird die Rechnung schließlich sofort dem Kunden zugestellt, wenn Du die Rechnung selbst versendest, geht Papierkram davon aus, dass Du die Rechnung gleich im Anschluss dem Kunden per Mail zukommen lässt.
Wurde das Zahlungsziel überschritten, erinnert Dich Papierkram automatisch daran, dass eine Rechnung überfällig ist. Durch diese Funktion wird vermieden, dass Du eine unbezahlte Rechnung übersiehst. Außerdem werden überfällige Rechnungen mit einer roten Markierung und dem Zusatz "überfällig" in der Rechnungsliste gekennzeichnet.
Wurde das Zahlungsziel nicht eingehalten, solltest Du Kontakt mit dem Kunden aufnehmen. Wie Du in einem solchen Fall am besten vorgehst und wie die weiteren Schritte aussehen können, haben wir in diesem Artikel beschrieben.
Du siehst, es ist mehr als sinnvoll, eine Zahlungsfrist auf Deinen Rechnungen anzugeben. Papierkram liefert alle notwenigen Funktionen, damit Du diese Angabe einfach und unkompliziert in Deine Dokumente übernehmen kannst. Durch den automatischen Hinweis, der erscheint, wenn Rechnungen überfällig sind, entgeht Dir keine unbezahlte Rechnung mehr. Und durch die Markierung "überfällig" siehst Du in der Rechnungsliste immer, bei welchen Rechnungen das Zahlungsziel überzogen wurde.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Fragen, Kommentare und Anregungen zu Papierkram oder unseren Artikeln haben. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.
