27. März 2025
Stell Dir vor, Du möchtest eine Rechnung schreiben und suchst nach der richtigen Steuernummer. Du öffnest mehrere Ordner, klickst Dich durch alte Dokumente und merkst: Schon wieder hast Du versehentlich die falsche Nummer verwendet. Als Unternehmer:in oder Freiberufler:in kostet Dich die Verwaltung verschiedener Steuer- und Identifikationsnummern regelmäßig Zeit und Nerven. Genau hier setzt die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer an – eine Nummer, die Ordnung schafft und Deine steuerlichen Prozesse spürbar vereinfacht. Seit November 2024 wird die W-IdNr. schrittweise eingeführt. Bis 2026 erhalten alle wirtschaftlich Tätigen ihre Nummer.
In diesem Artikel erfährst Du, was genau hinter der Wirtschafts-Identifikationsnummer steckt, wer sie benötigt und welche Unterschiede es zur Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer gibt. Außerdem zeigen wir Dir, welche Pflichten damit verbunden sind und wie Dir Papierkram dabei hilft, den Überblick zu behalten.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist eine bundesweit gültige und eindeutige Nummer für Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen. Sie soll dafür sorgen, dass Du Dich gegenüber Behörden wie dem Finanzamt leichter identifizieren kannst – und das mit nur einer einzigen Nummer.
Rechtlich verankert ist die Wirtschafts-ID in § 139c der Abgabenordnung (AO). Diese gesetzliche Grundlage bestimmt, dass jede wirtschaftlich tätige Person oder jedes Unternehmen in Deutschland eine dauerhaft gültige, eindeutige Nummer erhält. Die Einführung der Wirtschafts-ID ist somit keine freiwillige Option, sondern eine klare Vorgabe.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wurde hauptsächlich eingeführt, um bürokratische Prozesse im Steuer- und Verwaltungswesen deutlich zu vereinfachen. Aktuell herrscht in Deutschland eine Vielzahl unterschiedlicher Nummern: Neben der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer gibt es auch Deine betriebliche Steuernummer sowie gegebenenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn Du international tätig bist. Dieses Nebeneinander sorgt regelmäßig für Unsicherheit und unnötigen Aufwand im unternehmerischen Alltag.
Die Einführung der Wirtschafts-ID soll genau diese Probleme lösen. Weniger Nummern bedeuten weniger Fehler, weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit, die Du in Dein Kerngeschäft investieren kannst.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer besteht aus dem Länderkennzeichen „DE“ und einer neunstelligen Ziffernfolge.
Wenn Du mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausübst, die steuerlich als eigenständige Betriebe geführt werden, erhält jede dieser Tätigkeiten ein eigenes Unterscheidungsmerkmal. Dieses wird an Deine W-IdNr. angehängt und ist eine fünfstellige Zahl, beginnend mit 00001.
Ein Beispiel dafür wäre, dass Du als Freiberufler:in im Bereich IT-Beratung tätig bist und zusätzlich einen Onlineshop für Softwareprodukte betreibst.
Für jede dieser Tätigkeiten vergibt das Finanzamt eine separate Steuernummer, und jede wird mit einem eigenen Unterscheidungsmerkmal an Deiner W-IdNr. geführt:
Die Vergabe der Wirtschafts-ID hat offiziell am 1. November 2024 begonnen. Derzeit läuft die Einführung schrittweise, das bedeutet, bestehende Unternehmen bekommen ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer nach und nach zugeteilt. Dieser Prozess soll voraussichtlich bis 2026 abgeschlossen sein.
Dennoch gibt es aktuell noch offene Fragen: Zum Beispiel ist noch nicht vollständig geklärt, wie schnell und umfassend alle Unternehmen versorgt werden und ob es während der Übergangszeit möglicherweise zu Missverständnissen kommt. Klar ist aber, dass die Behörden intensiv daran arbeiten, die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Eine gute Nachricht gibt es definitiv: Du musst die Wirtschafts-Identifikationsnummer nicht beantragen. Sie wird Dir automatisch zugeteilt. Wenn Du gerade Dein Unternehmen neu gründest, erhältst Du Deine Wirtschafts-ID direkt während des steuerlichen Erfassungsverfahrens durch das Finanzamt.
Vielleicht fragst Du Dich gerade, ob Du als Unternehmer:in die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer überhaupt brauchst. Die Antwort ist eindeutig: Ja! Denn egal, ob Du eine GmbH führst, als Freiberufler:in tätig bist oder ein kleines Gewerbe angemeldet hast – die Wirtschafts-ID betrifft alle, die unternehmerisch tätig sind.
Jedes Unternehmen sowie jede natürliche Person, die wirtschaftlich aktiv ist, bekommt eine eigene, eindeutige Wirtschafts-ID zugeteilt. Das umfasst beispielsweise:
Die Wirtschafts-ID wird Deine wichtigste Nummer im Umgang mit Behörden und steuerlichen Vorgängen. Das heißt konkret:
Mit Einführung der neuen Wirtschafts-Identifikationsnummer fragst Du Dich vermutlich, wie sich diese von Deiner bisherigen Steuernummer und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unterscheidet. Damit Du hier den Überblick behältst, haben wir die wichtigsten Unterschiede übersichtlich für Dich zusammengestellt. Besonders wichtig: Die Wirtschfts-ID ersetzt weder die Steuernummer noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sondern ergänzt beide.
| Merkmal | Steuernummer | Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) | Wirtschafts-ID (W-IdNr.) |
|---|---|---|---|
| Wer vergibt die Nummer? | Dein zuständiges Finanzamt | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) |
| Aufbau der Nummer | Je nach Bundesland unterschiedlich, meist 10- bis 13-stellig (z. B. 12/345/67890) | „DE“ + 9 Ziffern (z. B. DE123456789) | „DE“ + 9 Ziffern (z. B. DE123456789) + ein Unterscheidungsmerkmal für jede wirtschaftliche Tätigkeit |
| Wann wird die Nummer vergeben? | Im Rahmen der steuerlichen Erfassung bei Gründung oder Aufnahme der Tätigkeit | Nur auf Antrag, für den innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU | Automatisch bei Gründung (im steuerlichen Erfassungsverfahren) oder stufenweise bis 2026 für bestehende Unternehmen |
| Wofür brauchst Du die Nummer? | Für Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Rechnungen (im Inland), Kommunikation mit Deinem Finanzamt | Für Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU (B2B), grenzüberschreitende Rechnungen, innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen | Für die eindeutige Identifikation Deines Unternehmens bei Behörden, Steuererklärungen, Verträgen, Rechnungen – langfristig als zentrale Unternehmens-ID gedacht |
| Ändert sich die Nummer bei Umzug oder Rechtsformwechsel? | Ja. Bei einem Wechsel in ein anderes Bundesland oder bei Rechtsformwechsel erhältst Du in der Regel eine neue Steuernummer | Nein, die USt-ID bleibt unabhängig von Umzug oder Rechtsformwechsel dauerhaft bestehen | Nein, die W-IdNr. bleibt dauerhaft gleich – unabhängig von Rechtsformwechsel oder Standortänderung |
Mit der Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer kommen auf Dich als Unternehmer:in auch neue Pflichten zu. Damit Du genau weißt, was Du in Zukunft beachten musst und keine unangenehmen Überraschungen erlebst, findest Du hier die wichtigsten Punkte klar und verständlich erklärt.
Sobald Du Deine Wirtschafts-Identifikationsnummer erhalten hast, bist Du gesetzlich verpflichtet, diese Nummer bei verschiedenen geschäftlichen und steuerlichen Vorgängen aktiv anzugeben.
Die Einführung einer neuen Nummer wirft natürlich immer auch Fragen zum Datenschutz auf. Im Falle der Wirtschafts-Identifikationsnummer ist genau geregelt, welche Daten gespeichert werden dürfen. Neben der Wirtschafts-ID selbst werden insbesondere folgende Informationen gespeichert:
Diese Daten dürfen ausschließlich für steuerliche Zwecke verwendet werden. Der Schutz Deiner Daten hat dabei höchste Priorität – ein unberechtigter Zugriff durch Dritte ist gesetzlich ausgeschlossen.
Mit der Einführung der neuen Wirtschafts-Identifikationsnummer steht für Dich als Unternehmer:in erstmal eine kleine Umstellung an. Die zusätzliche Nummer kann schnell für Verwirrung sorgen – besonders, wenn Dich die bisherige Buchhaltung ohnehin schon genug fordert. Genau hier kommt Papierkram ins Spiel.
Papierkram ist eine intuitive Buchhaltungssoftware, die speziell für Nutzer:innen entwickelt wurde, die von Buchhaltung eigentlich wenig Ahnung haben – und das auch gar nicht müssen. Wir sorgen dafür, dass Du keine schlaflosen Nächte wegen Steuern, Rechnungen oder Nummernchaos hast, sondern Dich voll und ganz auf Dein Unternehmen konzentrieren kannst.
Unsere sichere Softwarelösung hilft Dir, alle wichtigen Prozesse Deiner Buchhaltung einfach zu automatisieren und dabei jederzeit den Überblick zu behalten. Egal ob Angebots- oder Rechnungserstellung, Steuermeldungen, oder digitales Belegarchiv – Papierkram macht diese Aufgaben für Dich einfach und intuitiv. Das bedeutet, Du musst kein Steuerprofi sein, um Deine Buchhaltung selbstständig und ohne Stress zu erledigen.
Gerade jetzt, mit der Einführung der Wirtschafts-ID, sorgt unser digitales Belegarchiv dafür, dass Du alle Nummern, Dokumente und Rechnungen sicher verwahrst und jederzeit wiederfindest. Damit entfällt für Dich lästiges Suchen oder unsicheres Nachfragen bei Ämtern.
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Die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Übersicht und weniger Bürokratie im Unternehmensalltag. Sie soll für klare Verhältnisse sorgen – sowohl im Kontakt mit Behörden als auch bei steuerlichen Pflichten. Ob Du ein kleines Einzelunternehmen führst, als Freiberufler:in arbeitest oder eine GmbH leitest: Die Wirtschafts-ID wird in Zukunft fester Bestandteil Deiner unternehmerischen Identität sein.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist verpflichtend für alle Unternehmer:innen, die in Deutschland wirtschaftlich tätig sind. Das gilt für Unternehmen jeder Rechtsform – von der GmbH über die UG bis hin zur GbR. Auch Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen erhalten die Wirtschafts-Identifikationsnummer.
Die Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer hat offiziell im November 2024 begonnen. Neue Unternehmen erhalten ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer automatisch im Rahmen des steuerlichen Erfassungsverfahrens. Bestehende Unternehmen, Freiberufler:innen und andere wirtschaftlich Tätige werden bis spätestens 2026 schrittweise vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) angeschrieben und bekommen ihre W-IdNr. zugeteilt. Eine gesonderte Antragstellung ist nicht erforderlich.
Nein, die Wirtschafts-Identifikationsnummer ersetzt nicht automatisch Deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Während die Steuernummer vom zuständigen Finanzamt vergeben wird und vorrangig für nationale Besteuerungsverfahren genutzt wird, dient die W-IdNr. als zentrales Unterscheidungsmerkmal für die eindeutige Identifizierung von Unternehmer:innen im gesamten Besteuerungsprozess. Die USt-IDNr. bleibt weiterhin notwendig, wenn Du Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU anbietest. Es handelt sich also um unterschiedliche Identifikationsnummern mit jeweils eigenem Zweck und Einsatzbereich.
Sobald Dir Deine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) zugeteilt wurde, informiert Dich das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) schriftlich. Die Nummer wird Dir entweder direkt bei der Gründung im Rahmen des steuerlichen Erfassungsverfahrens mitgeteilt oder im Zuge der stufenweisen Vergabe ab November 2024 zugesendet. Du findest die W-IdNr. in diesem offiziellen Schreiben.
Nein, die W-IdNr. ersetzt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) nicht. Beide Nummern erfüllen unterschiedliche Funktionen: Deine USt-IdNr. brauchst Du weiterhin, wenn Du innergemeinschaftliche Warenlieferungen oder Dienstleistungen innerhalb der EU erbringst. Die W-IdNr. dient hingegen der eindeutigen Identifizierung im Besteuerungsverfahren in Deutschland. Sie ergänzt also die bestehenden Nummern, ersetzt sie aber nicht.
Erfahrungsberichte von Nutzer:innen, die in den Bereichen Sozialpädagogik, Film, Fernsehen, Rundfunk, Organisation, Design, Fotografie und Webdesign arbeiten.
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