Zeiterfassung für Freelancer:innen: Die besten kostenlosen Tools 2025

11. März 2025

Als Freelancer:in lebst Du von Deiner Zeit – doch ohne die richtige Zeiterfassung wird diese schnell zum Stressfaktor. Die gute Nachricht: 2025 gibt es eine Vielzahl an Tools, die Dir das Tracken Deiner Arbeitsstunden erleichtern. In diesem Artikel erfährst Du, warum veraltete Methoden wie Excel-Listen längst ausgedient haben und welche kostenlosen Lösungen für digitale Zeiterfassung Dich stattdessen effizient durch den Arbeitsalltag tragen.

Was ist ein Zeiterfassungstool?

Stell Dir vor, Du sitzt nach einem langen Arbeitstag an Deinem Schreibtisch und starrst auf die unvollständige Excel-Liste, in die Du Deine Arbeitsstunden eingetragen hast – und plötzlich fragst Du Dich: „Habe ich die Projektzeiten für Kunde XY eigentlich vollständig erfasst?“ Vielleicht sind auch einige Einträge noch offen, weil Du dachtest, Du könntest sie später ergänzen. Am Ende musst Du alles mühsam manuell zusammenzählen, damit Du am Monatsende eine Rechnung schreiben kannst. Das geht mit einem Zeiterfassungstool besser.

Ein Zeiterfassungstool ist eine digitale Lösung, mit der Du Deine Arbeitsstunden, Pausen und Tätigkeiten automatisch trackst – ob am PC, Tablet oder per App zur Zeiterfassung auf dem Smartphone. Du erhältst nicht nur eine präzise Aufzeichnung Deiner geleisteten Stunden, sondern auch wertvolle Einblicke in Deine Produktivität sowie die Möglichkeit, transparente Zeitreports für Kund:innen oder Dein eigenes Projektmanagement zu erstellen. Besonders als Freelancer:in oder Kleinunternehmer:in reicht oft ein kostenloses Tool, um die manuelle Arbeit wie das Berechnen von Arbeitsstunden zu vermeiden.

Wofür brauche ich Zeiterfassung?

Für Freelancer:innen und Kleinunternehmer:innen ist eine genaue Zeiterfassung unverzichtbar, um Zeit zu sparen und professionell sowie effizient zu arbeiten. Mit einer digitalen Zeiterfassung hast Du folgende Vorteile:

• Abrechnung: Du berechnest Stundensätze punktgenau und vermeidest Diskussionen mit Kund:innen.
• Zeitmanagement: Du erkennst, wie viel Zeit Du für Projekte, Aufgaben oder die Rechnungsstellung brauchst – und optimierst Deine Produktivität.
• Professionelle Reports: Mit automatischen Berichten zeigst Du Kund:innen transparent, wohin ihre Investition fließt.

Digital vs. manuell: Warum Du 2025 keine Exceltabellen mehr nutzen solltest

Die manuelle Zeiterfassung mit Excel-Vorlagen oder Stundenzetteln ist mühsam und veraltet. Ein digitales Tool spart Dir Zeit und Nerven:

• Kein Chaos mehr: Vergiss verlegte Notizen oder falsche Stundensätze.
• Mobil flexibel: Erfasse Deine Arbeitszeit im Zug, im Homeoffice oder bei Kund:innen vor Ort – dank App.
• Fehler minimieren: Automatisiere die Berechnung Deiner Arbeitsstunden pro Monat und verhindere so Über- oder Unterbezahlung.

Ohne digitale Lösung für die Zeiterfassung riskierst Du:

• Vergessene Stunden: „Dauerte der Terminplanung-Call wirklich nur 30 Minuten?“
• Ineffizienz: Du verbringst mehr Zeit mit Dokumentation als mit Deiner Arbeit.

Unmut bei Kund:innen: Unklare Zeiteinträge führen zu Misstrauen („Wofür genau waren das nochmal fünf Stunden?“).

Was ist bei der Auswahl eines Zeiterfassungstools zu beachten?

Du willst ein kostenloses Zeiterfassungstool finden, das Deine Arbeitsstunden pro Monat zuverlässig trackt und wirklich zu Deinem Workflow passt? Hier sind drei entscheidende Kriterien, auf die Du bei Deiner Auswahl achten solltest.

1. Benutzerfreundlichkeit

Ein gutes Tool sollte intuitiv und einfach zu nutzen sein. Als Freelancer:in oder Selbstständige:r hast Du weder Zeit noch Lust, stundenlang Einstellungen zu optimieren oder komplexe Funktionen zu erlernen. Achte bei der Auswahl auf folgende Kriterien:

• Einfache Bedienung: Das Tool sollte einen schnellen Timer-Start mit einem Klick ermöglichen und Projektzuordnungen per Drag-and-Drop unterstützen. Es sollte klare Kategorien für Projekte und Aufgaben sowie eine automatische Speicherfunktion haben, damit keine Daten verloren gehen. Insgesamt sollte es ohne lange Einarbeitungszeit nutzbar sein.
• Mobile Nutzung: Eine Zeiterfassungs-App ist Pflicht, damit Du Deine Arbeitszeit auch unkompliziert unterwegs tracken kannst.
• Klare Oberfläche: Verwirrende Menüs und überladene Designs kosten unnötig Zeit. Schau Dir Tools an, die minimalistisch und übersichtlich gestaltet sind.

2. Integration mit anderen Systemen

Deine Zeiterfassungssoftware sollte sich nahtlos in Deinen bestehenden Workflow integrieren – mithilfe von Schnittstellen zu anderen wichtigen Tools, zum Beispiel zur Rechnungsstellung und für das Projektmanagement.

• Buchhaltung automatisieren: Getrackte Arbeitsstunden sollten sich automatisch in Rechnungen umwandeln lassen. Ein modernes Zeiterfassungstool berechnet nach der Erfassung Deiner Stunnden automatisch die Gesamtkosten basierend auf Deinen hinterlegten Stundensätze und erstellt eine fertige Rechnung für Deine Kund:innen.
• Projektmanagement verbinden: Eine Lösung für die Zeiterfassung, die sich mit Projektmanagementtools wie Trello oder Asana synchronisieren lässt, bietet klare Vorteile: weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz und einen zentralen Überblick über all Deine Projekte. Sobald Du beispielsweise in Trello eine Aufgabe startest oder in Asana ein Projekt aktualisierst, beginnt die Zeiterfassung automatisch und die geleisteten Stunden werden den entsprechenden Aufgaben zugeordnet. Das bedeutet, Du musst keine Daten doppelt eingeben oder manuell übertragen – alles bleibt synchronisiert.
• Datenexport: Brauchst Du Zeiteinträge als PDF, Excel oder für die Lohnabrechnung? Ein Klick in Deinem Zeiterfassungstool sollte reichen. Wenn Du die Daten exportieren möchtest, wählst Du einfach das gewünschte Format aus – zum Beispiel PDF für eine transparente Übersicht gegenüber Kund:innen oder Excel für weitere Anpassungen. Mit einem Klick werden die Daten dann im richtigen Format heruntergeladen und sind sofort einsatzbereit.

3. Kosten: Warum kostenlose Tools oft ausreichen

Kostenlos bedeutet nicht gleich minderwertig. Viele digitale Zeiterfassungstools bieten Free-Versionen, die für Kleinbetriebe, Freelancer:innen und Selbstständige völlig ausreichen. Das spricht dafür:

• Keine versteckten Kosten: Tools wie Papierkram verzichten in der Basisversion auf Abo-Fallen.
• Skalierbarkeit: Brauchst Du später mehr Funktionen (z. B. für Mitarbeitende oder komplexe Projekte), kannst Du upgraden.
• Alternativen zu Excel: Warum solltest Du eine Excel-Vorlage nutzen, um Arbeitsstunden manuell zu berechnen, wenn es kostenlose Tools gibt, die automatisch Reports erstellen und Dir so Zeit und Mühe sparen?

Bonus: Diese Fragen solltest Du stellen

Bevor Du Dich für ein Zeiterfassungstool entscheidest, solltest Du einige essenzielle Fragen klären. So stellst Du sicher, dass das Tool wirklich zu Deinem Arbeitsalltag passt.

• Kann ich Projektzeiterfassung und Kundendaten verknüpfen? Eine direkte Verbindung kann Abrechnungen erleichtern und den Workflow optimieren.
• Ist die Zeiterfassungssoftware DSGVO-konform und sicher? Gerade bei sensiblen Daten ist Datenschutz ein Muss.
• Lässt sich das Tool mit meinen bestehenden Programmen integrieren? Prüfe, ob eine Schnittstelle zu Deinen bevorzugten Buchhaltungs- oder Projektmanagementtools besteht.
• Gibt es Bewertungen oder Erfahrungsberichte von anderen Freelancer:innen? Nutzerfeedback kann Dir helfen, Stärken und Schwächen des Tools frühzeitig zu erkennen.

Vermeide auf jeden Fall Tools ohne kostenlose Testphase oder mit undurchsichtigen Preismodellen. Deine Daten sind zu wertvoll für Experimente!

Die 10 besten Tools für digitale Zeiterfassung 2025 im Vergleich

Entdecke die Top-Lösungen für Freelancer:innen, Selbstständige und Kleinbetriebe: Wir präsentieren Dir die besten Tools für die digitale Zeiterfassung, die Deinen Arbeitsalltag effizienter und stressfreier gestalten.

1. Toggl Track

Für wen? Freelancer:innen, die schnelles Tracking ohne Schnickschnack brauchen.

Toggl Track ist der Klassiker unter den Zeiterfassungs-Apps: Einfach Timer starten, Projekte oder Kund:innen auswählen und loslegen. Die übersichtlichen Berichte helfen Dir, Deine monatlichen Arbeitszeiten stets im Blick zu haben. Während die kostenlose Version unbegrenzte Zeiterfassung und Projekte bietet, sind Funktionen wie abrechenbare Stundensätze, Projekte mit Festpreismodellen und unbegrenzte Speicherung von inaktiven Daten nur in den kostenpflichtigen Versionen enthalten.

2. Clockify

Für wen? Kleine Teams oder Freiberufler:innen mit mehreren Mitarbeitenden.

Clockify punktet mit unbegrenzten Nutzer:innen und einer Kalenderansicht, die Projektzeiten visualisiert. Während die Basisversion gratis ist, sind wichtige Funktionen wie das Hinzufügen von Zeiten für andere, die Massenbearbeitung von Zeiteinträgen und das Importieren von Zeiten nur mit einem kostenpflichtigen Upgrade verfügbar.

3. MyHours

Für wen? Budgetbewusste Freelancer:innen mit festen Projektkosten.

MyHours erlaubt es, Budgetgrenzen für Projekte zu setzen und in Echtzeit zu überwachen. Die Smartphone-App ist simpel, aber effektiv. Während die kostenlose Version unbegrenzte Projekte und Kund:innen ermöglicht, fehlen essenzielle Funktionen wie die Rechnungsstellung und das Bearbeiten von Zeiteinträgen – diese sind nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar.

4. ActiTime

Für wen? Detailverliebte Selbstständige mit vielen Aufgaben.

ActiTime glänzt mit detaillierten Aufgabenlisten und präziser Projektzeiterfassung. Die Auswertungen zeigen genau, wo Zeit investiert wird. Während die Gratis-Version grundlegende Zeiterfassung ermöglicht, fehlen wichtige Funktionen wie Überstundenregistrierung, Freigabeprozesse für Zeiteinträge und die Möglichkeit, Budgets oder Prioritäten für Aufgaben festzulegen. Auch Integrationen mit Tools wie Zapier oder QuickBooks sowie benutzerdefinierte Felder sind nur in den kostenpflichtigen Versionen verfügbar.

5. Clockodo

Für wen? Kleine und mittlere Unternehmen, die eine einfache und effektive Zeiterfassung benötigen.

Clockodo bietet eine benutzerfreundliche Zeiterfassung mit Funktionen wie Projekt- und Kundenzuordnung sowie detaillierten Berichten. Die Software ermöglicht es, Arbeitszeiten präzise zu erfassen und auszuwerten, was die Projektabrechnung erleichtert. Allerdings ist Clockodo nur in einer 14-tägigen Testversion kostenlos – danach ist ein kostenpflichtiges Abo notwendig.

6. TimeCamp

Für wen? Tech-affine Freelancer:innen mit automatisierten Workflows.

TimeCamp ermöglicht automatisches Zeit-Tracking basierend auf Keywords und reduziert so den manuellen Aufwand. Besonders nützlich ist die Verknüpfung mit bestimmten Begriffen oder Programmen, sodass das Tool im Hintergrund mitläuft. Allerdings gibt es nur eine kostenlose Testphase – danach ist ein kostenpflichtiges Abo nötig, um Funktionen wie Rechnungsstellung, Budgetierung oder Zeiterfassung per App zu nutzen.

7. Everhour

Für wen? Freelancer:innen und kleine Teams, die eine einfache Zeiterfassung benötigen.

Everhour ermöglicht eine übersichtliche Zeiterfassung mit Projekten, Aufgaben und Berichten – perfekt für Selbstständige, die ihre Arbeitszeit strukturiert erfassen möchten. Die kostenlose Version erlaubt bis zu fünf Nutzer:innen, bietet aber keine Integrationen mit anderen Tools. Wenn Du Rechnungen erstellen, Budgets verwalten oder Zeiteinträge genehmigen lassen möchtest, benötigst Du die kostenpflichtige Version.

8. RescueTime

Für wen? Freelancer:innen, die ihr Zeitmanagement optimieren wollen.

Die kostenlose Version bietet grundlegende Zeiterfassung, wöchentliche Berichte und einfache Analysen, die einen guten Überblick über die eigene Produktivität ermöglichen. Die kostenpflichtige Version erweitert diese Funktionen erheblich und bietet zusätzlich Fokus-Sessions zur Ablenkungsblockierung, Kalender-Integration für eine bessere Zeitplanung sowie detaillierte Berichte mit Exportmöglichkeiten, um Deine Fortschritte noch präziser zu verfolgen und auszuwerten.

9. Timely

Für wen? Teams, die Zeiterfassung automatisieren und ihren Verwaltungsaufwand minimieren möchten.

Timely erfasst Arbeitszeiten automatisch und kategorisiert sie mithilfe künstlicher Intelligenz. Es erkennt, welche Apps, Websites und Dokumente genutzt werden, und erstellt daraus detaillierte Zeiteinträge. Zusätzlich lassen sich Projektzeiten überwachen, Budgets verwalten und Berichte für Abrechnungen erstellen. Besonders hilfreich ist die Integration mit Projektmanagement- und Buchhaltungstools. Nach einer kostenlosen Testphase ist die Nutzung allerdings nur mit einem kostenpflichtigen Abo möglich.

10. Papierkram

Für wen? Freelancer:innen und Selbstständige, die eine kostenlose All-in-one-Lösung suchen.

Papierkram bietet eine umfassende Zeiterfassung direkt im Browser, inklusive beliebig vieler Zeitbuchungen, Kommentarfunktion und einer filterbaren Aufgabenübersicht. Papierkram vereint alles, was Freelancer:innen brauchen: Zeiterfassung, Rechnungen, Kundenverwaltung und Projektmanagement. Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert und sind DSGVO-konform. Besonders attraktiv: Alle Kernfunktionen sind dauerhaft kostenlos und es gibt keine versteckten Kosten.

Wie Papierkram die Zeiterfassung vereinfacht

Für Freiberufler:innen, Selbstständige und kleine Unternehmen zählt jede Minute – denn effizientes Arbeiten entscheidet über Erfolg und Rentabilität. Papierkram macht die Arbeitszeiterfassung so unkompliziert, dass Du Dich voll und ganz auf Deine Projekte konzentrieren kannst, statt wertvolle Zeit mit dem Ausfüllen von Stundenzetteln zu verlieren. Doch was hebt Papierkram von anderen Tools ab? Hier sind drei einzigartige Vorteile:

1. Nahtlose Integration in die Rechnungsstellung

Mit Papierkram werden erfasste Zeiten direkt in professionelle Rechnungen verwandelt – ohne manuelles Übertragen. So funktioniert’s:

• Automatische Umwandlung: Getrackte Arbeitsstunden landen mit einem Klick als Rechnungspositionen im System.
• Stundensätze & Ausgaben: Füge kundenspezifische Sätze oder Spesen wie Fahrtkosten hinzu.
• EÜR auf Knopfdruck: Die integrierte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) berechnet automatisch Steuern und Gewinne.

Extra-Tipp: Schau Dir unser Videotutorial an, um die integrierte Zeiterfassung noch besser kennenzulernen und zu sehen, wie einfach sie in der Praxis funktioniert.

2. Projekt- und Budgetverwaltung im Überblick

Papierkram kombiniert Zeiterfassung mit Projektmanagement – perfekt für alle, die Budgets und Deadlines im Blick behalten müssen:

• Projektbudgets: Definiere Limits für Kundenaufträge und werde bei Überschreitung gewarnt.
• Zentraler Zugriff: Zeiten, Aufgaben und Rechnungen sind in jeder Ansicht verknüpft – ideal auch für Mitarbeitende oder Angestellte.
• Transparente Berichte: Zeige Deinen Kund:innen genau, wie Du ihre Zeit investiert hast – inklusive optionaler Fotos oder Notizen zur Dokumentation.

3. Flexibles Tracking – live, manuell oder unterwegs

Ob im Homeoffice, im Café oder bei Kund:innen vor Ort – Deine Zeit erfasst Du immer.

• Mobile App: Tracke Arbeitszeiten live per Smartphone, auch offline.
• Manuelle Einträge: Vergessene Zeiten nachtragen? Kein Problem!
• Intelligentes Runden: Automatisches Auf- oder Abrunden auf fünf Minuten, Viertelstunden oder andere Intervalle – kein Rechnen mehr nötig.
• DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland: Deine Daten sind sicher und werden nur auf deutschen Servern gespeichert.

🔗 Automatische Rechnungsstellung
✔ Getrackte Stunden direkt in Rechnungen übernehmen
✔ Stundensätze & Ausgaben flexibel hinzufügen

📊 Projekt- & Budgetkontrolle
✔ Budgetwarnungen & alle Zeiten an einem Ort
✔ Klare Berichte für Kund:innen & Teams

📱 Flexibles Tracking überall
✔ Live-Tracking per App & manuelle Nachträge
✔ Automatisches Runden & DSGVO-konforme Speicherung

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Tipps zur effizienten Zeiterfassung für Freelancer:innen

Als Freiberufler:in oder Selbständige:r ist Deine Zeit Dein wertvollstes Kapital. Mit diesen Tipps machst Du das Tracking effizienter und überzeugst Kund:innen mit professionellen Reports.

1. Regelmäßige Pflege

• Tägliche Updates: Trage Arbeitszeiten spätestens am Ende des Tages nach – nicht erst am Monatsende. Wer täglich fünf Minuten investiert, spart sich zwei Stunden Stress!
• Automatische Erinnerungen: Nutze Tools, die Dich ans Tracking erinnern (z. B. per App-Notification).
• Pausen nicht vergessen: Tracke auch Pausenzeiten, um realistische Leistungen abzurechnen.

2. Zeit sparen & Kund:innen überzeugen

• Automatische Berichte: Generiere mit einem Klick PDF- oder Excel-Reports für Kund:innen – inklusive Projektzeiten, Ausgaben und Notizen.
• Vorlagen nutzen: Erstelle wiederkehrende Aufgaben-Templates (z. B. für wöchentliche Meetings) und spare Dir das erneute Anlegen jedes Schritts.
• Transparenz schaffen: Teile Live-Reports mit Kund:innen (z. B. via Link) – das schafft Vertrauen und vermeidet Nachfragen.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung

Wie erfassen Freiberufler:innen ihre Arbeitszeit?

Die meisten Freiberufler:innen setzen auf digitale Zeiterfassungs-Apps oder Software, um ihre Arbeitszeit effizient zu tracken. Tools wie Papierkram bieten Timer-Funktionen, mit denen Du live starten/stoppen oder vergessene Zeiten nachtragen kannst. Wichtig ist dabei die Projektzuordnung, um Leistungen pro Kund:in klar zuzuordnen. Praktisch für die Freelancer-Zeiterfassung sind auch automatische Berichte, die direkt in Rechnungen fließen – so sparst Du Dir manuelles Rechnen und bleibst professionell.

Wer muss keine Zeiterfassung machen?

Rechtlich gesehen sind Selbständige ohne Angestellte (Stand 2025) nicht verpflichtet, ihre Zeit zu dokumentieren. Ausnahmen gibt es aber: Hast Du Verträge mit Arbeitgebenden, die explizit Tracking fordern, oder arbeitest Du in Branchen mit Tarifbindung, musst Du tracken. Trotzdem gilt: Auch ohne Pflicht lohnt sich eine Arbeitszeiterfassung – sie schützt Dich vor Unterbezahlung und schafft Transparenz gegenüber Kund:innen.

Welche Zeiterfassung ist erlaubt?

Erlaubt ist grundsätzlich alles, was die Arbeitszeit zuverlässig dokumentiert. Ob klassischer Stundenzettel, Excel-Tabelle oder moderne Software – Hauptsache, die Daten sind nachvollziehbar. Für maximale Sicherheit und Effizienz empfehlen sich jedoch Tools wie Papierkram, die DSGVO-konform arbeiten und Daten in Deutschland hosten. Mobile Apps mit Offline-Modus sind ideal für unterwegs, während Cloud-Lösungen automatische Backups bieten.

Ist Arbeitszeiterfassung mit Excel erlaubt?

Ja, Excel ist erlaubt – aber nicht die beste Wahl. Zwar kannst Du Arbeitsstunden manuell eintragen, doch das Risiko für Fehler ist hoch. Zudem fehlen Automatisierungen wie Rundungen auf Viertelstunden oder die direkte Verknüpfung mit Rechnungen. Auch der Datenschutz ist kritisch: Excel-Dateien auf Deinem PC sind weniger sicher als eine Cloud-Software.

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Blogbeitrag verfasst von

Rainer Rapp

Portrait Autor